Contextos GTD, energia e tempo disponível: como escolher a próxima ação

Os quatro critérios para escolher uma ação, por ordem

O modelo é um funil. Cada critério retira as ações que não pode ou não deve fazer agora, para que reste uma lista curta na qual escolher sem se atormentar.

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   Contexto

   O que pode fazer onde está, com o que tem? À secretária com um portátil, ao telefone numa fila, em casa com ferramentas, numa reunião com uma pessoa específica. Se uma ação exige algo que não tem, não é candidata, por mais importante que seja.

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   Tempo disponível

   Quanto tempo falta até ao próximo compromisso fixo? Quinze minutos antes de uma chamada excluem o trabalho de escrita de duas horas, e permitem três respostas rápidas.

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   Energia disponível

   Quanta concentração tem? Trabalho de fundo às 9h, tarefas administrativas de rotina às 16h. Fazer corresponder a energia às ações é a diferença entre uma hora de pouca energia produtiva e uma hora perdida.

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   Prioridade

   De entre o que resta, o que importa mais? É aqui que entram a importância e a urgência — por último, não em primeiro lugar, porque a prioridade só faz sentido entre ações que consegue realmente fazer agora.

A prioridade vem em último lugar de propósito. Ordenar toda a lista por prioridade todas as manhãs é o que dá a sensação de estar atrasado: o topo da lista enche-se de coisas que exigem outro sítio, mais tempo ou mais energia do que se tem nesse momento.

Que contextos ainda fazem sentido (e quais já não fazem)

Quando o GTD foi escrito, os contextos eram sobretudo locais e ferramentas: @escritório, @casa, @telefone, @computador, @recados. Com um portátil e um telemóvel que vão a todo o lado, alguns fundiram-se num só, e nasceu um debate: os contextos morreram? A resposta prática é não, mas mudaram de forma. Os contextos úteis hoje agrupam-se em três famílias.

• Ferramentas e locais que nem sempre tem consigo. @Mac ou @computador (teclado a sério, ecrã grande), @telefone (chamadas que exigem sossego), @casa (ferramentas, documentos, a garagem), @recados (fora, em deslocação). Ainda funcionam porque ainda impõem limites.
• Pessoas e reuniões. @Chefe, @Equipa, @Ana: coisas a levantar quando está com essa pessoa. Um dos contextos mais rentáveis de uma semana de trabalho, e o menos usado.
• Modos. @trabalho-de-fundo, @administrativo, @leitura, @criativo. Um contexto de modo diz que tipo de atenção uma ação exige. Algumas pessoas substituem os modos por níveis de energia; o The Over Achiever permite manter os dois, com o modo a continuar a ser um contexto enquanto a energia fica como um filtro separado.

Procure sete contextos, com uma margem de dois para mais ou para menos. Com menos, o filtro não serve para nada; com mais, gasta o passo de esclarecimento a escolher etiquetas em vez de decidir ações. No The Over Achiever, cada ação pode ter vários contextos, por isso não precisa de um contexto por combinação.

Acrescentar tempo e energia às ações sem exagerar na etiquetagem

A objeção às etiquetas de tempo e energia é justa: se cada elemento capturado exige quatro decisões, a captura abranda e as pessoas desistem. A solução é separar a captura do esclarecimento, e ser deliberadamente aproximado.

• Capture sem nada. Os elementos da caixa de entrada não têm contexto, tempo nem energia. Tirar o pensamento da cabeça é o único trabalho nesse momento.
• Esclareça sempre com um contexto. Quando um elemento da caixa de entrada se torna uma próxima ação, dê-lhe pelo menos um contexto. É a única etiqueta que não é opcional, e o ecrã Fazer impõe isso: uma pesquisa exige pelo menos um contexto.
• Acrescente o tempo quando não é óbvio. O The Over Achiever oferece dez escalões, de 5 minutos a 5 horas. Use-os como escalões, não como estimativas: a pergunta é se a ação cabe num intervalo, não quanto tempo vai demorar ao minuto. Deixe o campo vazio para o que é claramente uma resposta de dois minutos.
• Acrescente a energia só para os extremos. Alta para o que exige a sua melhor hora do dia; baixa para o que consegue fazer cansado. O nível médio é a predefinição, por isso a maioria das ações não precisa de nenhuma etiqueta de energia.
• Marque importante e urgente de propósito. Dois interruptores em cada ação alimentam os quadrantes de Eisenhower nos quais os resultados de Fazer são agrupados. Reserve-os: se tudo é importante, os quadrantes não servem para nada.
• Reveja durante a revisão semanal. O tempo e a energia vão-se desatualizando. A revisão semanal, quando percorre as listas de próximas ações, é o momento de os corrigir, não a captura.

O ecrã Fazer: uma só pesquisa por contexto, tempo, energia e prioridade

O The Over Achiever tem um ecrã Fazer dedicado, na barra lateral ao lado de Capturar e Esclarecer. É uma pesquisa sobre as suas ações com os quatro critérios como filtros, e funciona da mesma forma no telemóvel, no tablet e na app web, com uma conta sincronizada.

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   Escolha os seus contextos

   Toque nas etiquetas de contexto ou acrescente uma a partir da sua lista. É preciso pelo menos uma; várias são possíveis (@Mac e @telefone quando está na secretária com os dois).

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   Escolha o estado

   Próximas ações por predefinição. Pode acrescentar ações adiadas, elementos À espera de (para as cobrar na mesma passagem) ou até elementos da caixa de entrada.

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   Defina tempo, energia e prioridade

   Em Propriedades, escolha Tempo (Todos, ou 5 Min até 5 Horas), Energia (Todas, Alta, Média, Baixa), Importante (Todos, Importante, Não importante) e Urgente (Todos, Urgente, Não urgente). Tudo o que ficar em Todos é simplesmente ignorado.

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   Pesquise

   O resultado é a lista de ações que satisfazem todos os filtros ao mesmo tempo, agrupadas nos quatro quadrantes de Eisenhower: importante e urgente, importante e não urgente, urgente e não importante, nem uma coisa nem outra.

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   Faça uma, depois pesquise outra vez

   Os filtros ficam definidos. Quando o intervalo se fecha ou a sua energia muda, ajuste um filtro e pesquise novamente. Não há nada para reordenar à mão.

Exemplo: está no contexto @telefone, com 15 minutos e pouca energia. A pesquisa devolve apenas as ações @telefone etiquetadas com 15 Min ou menos e energia Baixa, com as importantes no topo. É uma lista de três ou quatro, não de trinta.

Quatro momentos numa semana, quatro pesquisas

A vantagem dos filtros é que a mesma lista de ações responde a situações diferentes sem ser reescrita. Eis o aspeto de uma semana típica para alguém que usa os quatro critérios.

Repare na terceira linha: um contexto de pessoa sem mais nenhum filtro. Essa pesquisa é a razão para manter contextos @pessoa; transforma uma reunião num conjunto de assuntos resolvidos.

Erros frequentes com contextos, energia e tempo

• Contextos que já não impõem limites. Se @computador corresponde a 90% das suas ações, não é um filtro. Divida-o pelo que realmente o limita (@Mac ou @telefone), ou por modo.
• Estimar o tempo ao minuto. "25 minutos" é um palpite disfarçado de facto. Use os escalões para responder "cabe ou não?", e siga em frente.
• Confundir energia com disposição. A energia é a concentração que uma ação exige, registada uma vez ao esclarecer. A disposição é o seu estado do momento, que exprime ao escolher o filtro, não ao voltar a etiquetar.
• Filtrar antes de esclarecer. Uma caixa de entrada cheia de elementos por processar não tem contextos, por isso o ecrã Fazer não os vê. Esclareça primeiro; a revisão semanal existe para manter a caixa de entrada a zero.
• Marcar tudo como importante. Os quadrantes de Eisenhower só ajudam quando o de cima à esquerda é curto. A importância é uma decisão, não uma sensação.
• Nunca pesquisar À espera de. Os elementos À espera de com um contexto de pessoa são os ganhos mais fáceis da semana; inclua-os quando pesquisar um contexto @pessoa.

Perguntas frequentes