Contextos GTD, energía y tiempo disponible: cómo elegir la próxima acción

Los cuatro criterios para elegir una acción, en orden

El modelo es un embudo. Cada criterio elimina las acciones que no puedes o no deberías hacer ahora mismo, de modo que lo que queda es una lista corta entre la que elegir sin agonizar.

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   El contexto

   ¿Qué puedes hacer donde estás, con lo que tienes? En tu escritorio con un portátil, al teléfono haciendo cola, en casa con herramientas, en una reunión con una persona concreta. Si una acción necesita algo que no tienes, no es candidata, por importante que sea.

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   El tiempo disponible

   ¿Cuánto falta para el próximo compromiso fijo? Quince minutos antes de una llamada descartan ese texto de dos horas, y dan paso a tres respuestas rápidas.

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   La energía disponible

   ¿Cuánta concentración tienes? Trabajo de fondo a las 9 de la mañana, administración rutinaria a las 4 de la tarde. Hacer coincidir la energía con las acciones es la diferencia entre una hora de poca energía bien aprovechada y una hora perdida.

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   La prioridad

   De lo que queda, ¿qué importa más? Aquí es donde entran la importancia y la urgencia —al final, no al principio, porque la prioridad solo tiene sentido entre acciones que realmente puedes hacer ahora.

La prioridad va al final a propósito. Ordenar toda la lista por prioridad cada mañana es justo lo que hace sentir que vas retrasado: la parte alta de la lista está llena de cosas que necesitan otro lugar, más tiempo o más energía de la que tienes en ese momento.

Qué contextos siguen teniendo sentido (y cuáles no)

Cuando se escribió GTD, los contextos eran sobre todo lugares y herramientas: @oficina, @casa, @teléfono, @ordenador, @recados. Con un portátil y un teléfono que van a todas partes, algunos de ellos se fusionaron, y surgió un debate: ¿han muerto los contextos? La respuesta práctica es que no, pero han cambiado de forma. Los contextos útiles hoy se agrupan en tres familias.

• Herramientas y lugares que no siempre tienes. @Mac u @ordenador (teclado de verdad, pantalla grande), @teléfono (llamadas que necesitan silencio), @casa (herramientas, documentos, el garaje), @recados (fuera de casa). Siguen funcionando porque siguen imponiendo restricciones.
• Personas y reuniones. @Jefe, @Equipo, @Ana: cosas que plantear cuando estás con esa persona. Uno de los contextos más rentables de la semana laboral, y el menos usado.
• Modos. @trabajo-de-fondo, @administrativo, @lectura, @creativo. Un contexto de modo indica qué tipo de atención requiere una acción. Algunas personas sustituyen los modos por niveles de energía; The Over Achiever permite mantener ambos, de modo que un modo sigue siendo un contexto mientras la energía sigue siendo un filtro aparte.

Apunta a unos siete contextos, dos arriba o abajo. Con menos, el filtro no sirve de nada; con más, pasas el paso de clarificar eligiendo etiquetas en lugar de decidir acciones. En The Over Achiever, cada acción puede llevar varios contextos, así que no hace falta crear uno por cada combinación.

Añadir tiempo y energía a las acciones sin complicar la captura

La objeción a las etiquetas de tiempo y energía es justa: si cada elemento capturado exige cuatro decisiones, la captura se ralentiza y la gente abandona. La solución es separar la captura de la clarificación, y ser deliberadamente aproximado.

• Captura sin nada. Los elementos de la bandeja de entrada no llevan contexto, tiempo ni energía. Sacar el pensamiento de tu cabeza es todo el trabajo en ese momento.
• Clarifica siempre con un contexto. Cuando un elemento de la bandeja de entrada se convierte en una acción siguiente, dale al menos un contexto. Es la única etiqueta que no es opcional, y la pantalla Actuar lo exige: una búsqueda necesita al menos un contexto.
• Añade el tiempo cuando no sea obvio. The Over Achiever ofrece diez tramos, de 5 minutos a 5 horas. Úsalos como tramos, no como estimaciones: la pregunta es si la acción cabe en un hueco, no cuánto va a durar al minuto exacto. Deja el campo vacío para lo que sea claramente una respuesta de dos minutos.
• Añade energía solo en los extremos. Alta para lo que necesita tu mejor hora del día; baja para lo que puedes hacer cansado. El punto medio es el valor por defecto, así que la mayoría de las acciones no necesitan ninguna etiqueta de energía.
• Marca importante y urgente a propósito. Dos interruptores en cada acción alimentan los cuadrantes de Eisenhower en los que se agrupan los resultados de Actuar. Resérvalos: si todo es importante, los cuadrantes no sirven de nada.
• Revísalos en la revisión semanal. El tiempo y la energía se desajustan. La revisión semanal, cuando repasas las listas de acciones siguientes, es el momento de corregirlos, no la captura.

La pantalla Actuar: una sola búsqueda por contexto, tiempo, energía y prioridad

The Over Achiever tiene una pantalla dedicada Actuar, en la barra lateral junto a Capturar y Clarificar. Es una búsqueda entre tus acciones con los cuatro criterios como filtros, y funciona igual en el teléfono, la tablet y la app web, con una sola cuenta sincronizada.

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   Elige tus contextos

   Toca las burbujas de contexto o añade uno desde tu lista. Se requiere al menos uno; varios también valen (@Mac y @teléfono cuando estás en tu escritorio con ambos).

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   Elige el estado

   Acciones siguientes por defecto. Puedes añadir acciones aplazadas, elementos en espera (para reclamarlos en la misma pasada) o incluso elementos de la bandeja de entrada.

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   Ajusta tiempo, energía y prioridad

   En Propiedades, elige Tiempo (Todos, o de 5 Min a 5 Hours), Energía (Todas, Alta, Media, Baja), Importante (Todos, Importante, No importante) y Urgente (Todos, Urgente, No urgente). Lo que se deje en Todos simplemente se ignora.

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   Busca

   El resultado es la lista de acciones que cumplen todos los filtros a la vez, agrupadas en los cuatro cuadrantes de Eisenhower: importante y urgente, importante y no urgente, urgente y no importante, ninguno de los dos.

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   Haz una, y busca de nuevo

   Los filtros se quedan configurados. Cuando el hueco se cierra o tu energía cambia, ajusta un filtro y vuelve a buscar. Nada que reordenar a mano.

Ejemplo: estás en el contexto teléfono, con 15 minutos y poca energía. La búsqueda devuelve solo las acciones @teléfono etiquetadas con 15 Min o menos y energía Baja, con las importantes arriba del todo. Es una lista de tres o cuatro, no de treinta.

Cuatro momentos de una semana, cuatro búsquedas

La gracia de los filtros es que la misma lista de acciones responde a situaciones distintas sin tener que reescribirse. Así es una semana típica para alguien que usa los cuatro criterios.

Fíjate en la tercera fila: un contexto de persona sin ningún otro filtro. Esa búsqueda es la razón para mantener los contextos @persona; convierte una reunión en un lote de asuntos resueltos.

Errores frecuentes con contextos, energía y tiempo

• Contextos que ya no restringen. Si @ordenador coincide con el 90 % de tus acciones, no es un filtro. Divídelo según lo que realmente te limita (@Mac frente a @teléfono), o por modo.
• Estimar el tiempo al minuto. «25 minutos» es una suposición disfrazada de dato. Usa los tramos para responder «¿cabe?», y sigue adelante.
• Confundir energía con estado de ánimo. La energía es la concentración que exige una acción, etiquetada una vez al clarificar. El estado de ánimo es cómo te sientes ahora, y se expresa eligiendo el filtro, no reetiquetando.
• Filtrar antes de clarificar. Una bandeja de entrada llena de elementos sin procesar no tiene contextos, así que la pantalla Actuar no puede verlos. Clarifica primero; la revisión semanal existe para mantener la bandeja de entrada en cero.
• Marcar todo como importante. Los cuadrantes de Eisenhower solo ayudan cuando el de arriba a la izquierda es corto. La importancia es una decisión, no una sensación.
• No buscar nunca en espera. Los elementos en espera con un contexto de persona son las victorias más fáciles de la semana; inclúyelos cuando busques un contexto @persona.

Preguntas frecuentes