Contesti GTD, energia e tempo disponibile: come scegliere l'azione successiva

I quattro criteri per scegliere un'azione, in ordine

Il modello è un imbuto. Ogni criterio elimina le azioni che non puoi o non dovresti fare adesso, così che quello che resta sia una lista breve tra cui scegliere senza tormentarti.

1. 1

   Contesto

   Cosa puoi fare dove sei, con quello che hai? Alla scrivania con un portatile, al telefono in coda, a casa con gli attrezzi, in riunione con una persona specifica. Se un'azione richiede qualcosa che non hai, non è candidata, per quanto importante sia.

2. 2

   Tempo disponibile

   Quanto manca al prossimo impegno fisso? Quindici minuti prima di una chiamata escludono il pezzo di scrittura da due ore, e includono tre risposte rapide.

3. 3

   Energia disponibile

   Quanta concentrazione hai? Lavoro profondo alle 9, amministrazione di routine alle 16. Far corrispondere l'energia alle azioni è la differenza tra un'ora a bassa energia produttiva e un'ora sprecata.

4. 4

   Priorità

   Tra quello che resta, cosa conta di più? È qui che entrano in gioco importanza e urgenza — per ultime, non per prime, perché la priorità ha senso solo tra le azioni che puoi davvero fare adesso.

La priorità viene per ultima apposta. Ordinare tutta la tua lista per priorità ogni mattina è ciò che fa sentire le persone in ritardo: la cima della lista è piena di cose che richiedono un altro luogo, più tempo o più energia di quanta ne hai in quel momento.

Quali contesti hanno ancora senso (e quali no)

Quando GTD è stato scritto, i contesti erano soprattutto luoghi e strumenti: @ufficio, @casa, @telefono, @computer, @commissioni. Con un portatile e un telefono che vanno ovunque, alcuni si sono fusi, ed è nato un dibattito: i contesti sono morti? La risposta pratica è no, ma hanno cambiato forma. I contesti utili oggi si dividono in tre famiglie.

• Strumenti e luoghi che non hai sempre. @Mac o @computer (tastiera vera, schermo grande), @telefono (chiamate che richiedono silenzio), @casa (attrezzi, documenti, il garage), @commissioni (in giro). Funzionano ancora perché vincolano ancora.
• Persone e riunioni. @Capo, @Team, @Anna: cose da sollevare quando sei con quella persona. Uno dei contesti più preziosi della settimana lavorativa, e il meno usato.
• Modalità. @lavoro-profondo, @amministrazione, @lettura, @creativo. Un contesto di modalità dice che tipo di attenzione richiede un'azione. Alcuni sostituiscono le modalità con i livelli di energia; The Over Achiever ti permette di tenere entrambi, così una modalità può restare un contesto mentre l'energia resta un filtro separato.

Punta a sette contesti, più o meno due. Meno, e il filtro non serve a nulla; di più, e passi la fase di chiarificazione a scegliere etichette invece che decidere azioni. Ogni azione in The Over Achiever può portare più contesti, quindi non serve un contesto per ogni combinazione.

Aggiungere tempo ed energia alle azioni senza appesantire la cattura

L'obiezione alle etichette di tempo ed energia è legittima: se ogni elemento catturato richiede quattro decisioni, la cattura rallenta e si smette. Il rimedio è separare cattura e chiarificazione, ed essere volutamente approssimativi.

• Cattura senza nulla. Gli elementi della casella di posta non hanno contesto, tempo o energia. Tirare fuori il pensiero dalla testa è l'unico compito in quel momento.
• Chiarisci sempre con un contesto. Quando un elemento della casella di posta diventa un'azione successiva, dagli almeno un contesto. È l'unica etichetta non facoltativa, e lo schermo Agisci lo impone: una ricerca richiede almeno un contesto.
• Aggiungi il tempo quando non è ovvio. The Over Achiever offre dieci fasce, da 5 minuti a 5 ore. Usale come fasce, non come stime: la domanda è se un'azione entra in uno spazio libero, non quanto durerà al minuto. Lascia il campo vuoto per tutto ciò che è chiaramente una risposta di due minuti.
• Aggiungi l'energia solo per gli estremi. Alta per le cose che richiedono la tua ora migliore della giornata; bassa per quelle che puoi fare stanco. La via di mezzo è il valore predefinito, quindi la maggior parte delle azioni non ha bisogno di alcuna etichetta di energia.
• Segna importante e urgente di proposito. Due interruttori su ogni azione alimentano i quadranti di Eisenhower in cui sono raggruppati i risultati di Agisci. Riservali: se tutto è importante, i quadranti non servono a nulla.
• Rivedi durante la revisione settimanale. Tempo ed energia derivano. La revisione settimanale, quando scorri le liste di azioni successive, è il momento di correggerli, non la cattura.

Lo schermo Agisci: un'unica ricerca su contesto, tempo, energia e priorità

The Over Achiever ha uno schermo Agisci dedicato, nella barra laterale accanto a Cattura e Chiarisci. È una ricerca tra le tue azioni con i quattro criteri come filtri, e funziona allo stesso modo su telefono, tablet e web app, con un unico account sincronizzato.

1. 1

   Scegli i tuoi contesti

   Tocca le etichette di contesto o aggiungine una dalla tua lista. Almeno uno è richiesto; diversi vanno bene (@Mac e @telefono quando sei alla scrivania con entrambi).

2. 2

   Scegli lo stato

   Azioni successive di default. Puoi aggiungere le azioni rinviate, gli elementi In attesa (per sollecitarli nello stesso passaggio) o persino gli elementi della casella di posta.

3. 3

   Imposta tempo, energia e priorità

   In Proprietà, scegli Tempo (Tutti, o da 5 Min a 5 Ore), Energia (Tutte, Alta, Media, Bassa), Importante (Tutti, Importante, Non importante) e Urgente (Tutti, Urgente, Non urgente). Tutto ciò che resta su Tutti viene semplicemente ignorato.

4. 4

   Cerca

   Il risultato è la lista delle azioni che soddisfano tutti i filtri insieme, raggruppate nei quattro quadranti di Eisenhower: importante e urgente, importante e non urgente, urgente e non importante, né l'uno né l'altro.

5. 5

   Fanne una, poi cerca di nuovo

   I filtri restano impostati. Quando lo spazio si chiude o la tua energia cambia, regola un filtro e cerca di nuovo. Niente da riordinare a mano.

Esempio: sei nel contesto telefono, con 15 minuti e poca energia. La ricerca restituisce solo le azioni @telefono etichettate 15 Min o meno ed energia Bassa, con le importanti in cima. È una lista di tre o quattro voci, non di trenta.

Quattro momenti di una settimana, quattro ricerche

Il senso dei filtri è che la stessa lista di azioni risponde a situazioni diverse senza essere riscritta. Ecco a cosa assomiglia una settimana tipica per chi usa tutti e quattro i criteri.

Nota la terza riga: un contesto di persona senza nessun altro filtro. Questa ricerca è il motivo per tenere i contesti @persona; trasforma una riunione in una serie di questioni risolte.

Errori comuni con contesti, energia e tempo

• Contesti che non vincolano più. Se @computer corrisponde al 90% delle tue azioni, non è un filtro. Suddividilo secondo ciò che ti limita davvero (@Mac contro @telefono), o per modalità.
• Stimare il tempo al minuto. "25 minuti" è una supposizione travestita da fatto. Usa le fasce per rispondere a "ci sta?", e vai avanti.
• Confondere energia e umore. L'energia è la concentrazione che un'azione richiede, etichettata una volta alla chiarificazione. L'umore è come ti senti adesso, che esprimi scegliendo il filtro, non ri-etichettando.
• Filtrare prima di chiarire. Una casella di posta piena di elementi non elaborati non ha contesti, quindi lo schermo Agisci non li vede. Chiarisci prima; la revisione settimanale esiste per mantenere la casella di posta a zero.
• Segnare tutto come importante. I quadranti di Eisenhower aiutano solo se quello in alto a sinistra è corto. L'importanza è una decisione, non una sensazione.
• Non cercare mai In attesa. Gli elementi In attesa con un contesto di persona sono le vittorie più facili della settimana; includili quando cerchi un contesto @persona.

Domande frequenti