Contextos, energia e tempo disponível no GTD: como escolher a próxima ação

Os quatro critérios para escolher uma ação, em ordem

O modelo é um funil. Cada critério remove ações que você não pode ou não deveria fazer agora, para que sobre uma lista curta na qual escolher sem sofrer.

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   Contexto

   O que você pode fazer onde está, com o que tem em mãos? Na sua mesa com um notebook, no telefone em uma fila, em casa com ferramentas, em uma reunião com uma pessoa específica. Se uma ação exige algo que você não tem, ela não é candidata, por mais importante que seja.

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   Tempo disponível

   Quanto falta até o próximo compromisso fixo? Quinze minutos antes de uma ligação eliminam aquele texto de duas horas e liberam três respostas rápidas.

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   Energia disponível

   Quanto foco você tem agora? Trabalho de fundo às 9h, burocracia de rotina às 16h. Combinar energia com ações é a diferença entre uma hora de baixa energia produtiva e uma hora perdida.

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   Prioridade

   Entre o que sobrou, o que importa mais? É aqui que entram importância e urgência — por último, não primeiro, porque a prioridade só faz sentido entre ações que você realmente pode fazer agora.

A prioridade vem por último de propósito. Ordenar toda a sua lista por prioridade todas as manhãs é o que faz as pessoas se sentirem atrasadas: o topo da lista está cheio de coisas que precisam de outro lugar, mais tempo ou mais energia do que você tem naquele momento.

Quais contextos ainda fazem sentido (e quais não fazem mais)

Quando o GTD foi escrito, os contextos eram principalmente lugares e ferramentas: @escritório, @casa, @telefone, @computador, @recados. Com um notebook e um celular que vão a todo lugar, alguns desses se fundiram em um só, e surgiu um debate: os contextos estão mortos? A resposta prática é não, mas eles mudaram de forma. Os contextos úteis hoje se dividem em três famílias.

• Ferramentas e lugares que você nem sempre tem. @Mac ou @computador (teclado de verdade, tela grande), @telefone (ligações que exigem silêncio), @casa (ferramentas, documentos, a garagem), @recados (fora de casa). Continuam funcionando porque continuam limitando.
• Pessoas e reuniões. @Chefe, @Equipe, @Ana: assuntos para levantar quando você estiver com essa pessoa. Um dos contextos mais valiosos da semana de trabalho, e o menos usado.
• Modos. @trabalho-de-fundo, @administrativo, @leitura, @criativo. Um contexto de modo diz que tipo de atenção uma ação exige. Algumas pessoas substituem os modos por níveis de energia; o The Over Achiever permite manter os dois, então um modo pode continuar sendo um contexto enquanto a energia é um filtro separado.

Mire em sete contextos, dois a mais ou a menos. Com menos, o filtro não serve para nada; com mais, você gasta a etapa de esclarecimento escolhendo etiquetas em vez de decidir ações. Toda ação no The Over Achiever pode carregar vários contextos, então você não precisa criar um contexto por combinação.

Adicionando tempo e energia às ações sem exagerar

A objeção às etiquetas de tempo e energia é justa: se cada item capturado exige quatro decisões, a captura fica lenta e as pessoas param de fazer. O ajuste é separar captura de esclarecimento, e ser deliberadamente aproximado.

• Capture sem nada. Os itens da caixa de entrada não têm contexto, tempo nem energia. Tirar o pensamento da sua cabeça é o único trabalho naquele momento.
• Esclareça sempre com um contexto. Quando um item da caixa de entrada vira uma próxima ação, dê a ele pelo menos um contexto. Essa é a única etiqueta que não é opcional, e a tela Engajar exige isso: uma busca precisa de pelo menos um contexto.
• Adicione o tempo quando não for óbvio. O The Over Achiever oferece dez faixas, de 5 minutos a 5 horas. Use-as como faixas, não como estimativas: a pergunta é se a ação cabe em um intervalo livre, não quanto tempo ela vai levar até o minuto. Deixe o campo vazio para o que claramente é uma resposta de dois minutos.
• Adicione energia só para os extremos. Alta para o que exige sua melhor hora do dia; baixa para o que você consegue fazer cansado. O meio é o padrão, então a maioria das ações não precisa de nenhuma etiqueta de energia.
• Marque importante e urgente de propósito. Duas chaves em cada ação alimentam os quadrantes de Eisenhower nos quais os resultados do Engajar são agrupados. Reserve-as: se tudo é importante, os quadrantes não servem para nada.
• Revise durante a revisão semanal. Tempo e energia mudam com o tempo. A revisão semanal, quando você percorre as listas de próximas ações, é o momento de corrigi-los, não a captura.

A tela Engajar: uma busca por contexto, tempo, energia e prioridade

O The Over Achiever tem uma tela dedicada, Engajar, na barra lateral ao lado de Capturar e Esclarecer. É uma busca nas suas ações com os quatro critérios como filtros, e funciona da mesma forma no celular, no tablet e no app web, em uma única conta sincronizada.

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   Escolha seus contextos

   Toque nos chips de contexto ou adicione um da sua lista. Pelo menos um é obrigatório; vários funcionam bem (@Mac e @telefone quando você está na mesa com os dois).

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   Escolha o status

   Próximas ações por padrão. Você pode incluir ações adiadas, itens aguardando resposta (para cobrá-los na mesma passada) ou até itens da caixa de entrada.

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   Defina tempo, energia e prioridade

   Em Propriedades, escolha Tempo (Todos, ou de 5 Min até 5 Horas), Energia (Todas, Alta, Média, Baixa), Importante (Todos, Importante, Não importante) e Urgente (Todos, Urgente, Não urgente). Tudo o que ficar em Todos simplesmente é ignorado.

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   Busque

   O resultado é a lista de ações que atendem a todos os filtros de uma vez, agrupadas nos quatro quadrantes de Eisenhower: importante e urgente, importante e não urgente, urgente e não importante, nenhum dos dois.

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   Faça uma, depois busque de novo

   Os filtros continuam definidos. Quando o intervalo termina ou sua energia muda, ajuste um filtro e busque de novo. Nada para reordenar na mão.

Exemplo: você está no contexto @telefone, com 15 minutos e pouca energia. A busca retorna só as ações @telefone marcadas como 15 Min ou menos e energia Baixa, com as importantes no topo. É uma lista de três ou quatro, não de trinta.

Quatro momentos de uma semana, quatro buscas

O objetivo dos filtros é que a mesma lista de ações responda a situações diferentes sem ser reescrita. Veja como é uma semana típica para quem usa os quatro critérios.

Repare na terceira linha: um contexto de pessoa sem nenhum outro filtro. Essa busca é o motivo de manter contextos @pessoa; ela transforma uma reunião em um lote de assuntos resolvidos.

Erros comuns com contextos, energia e tempo

• Contextos que já não limitam nada. Se @computador combina com 90% das suas ações, ele não é um filtro. Divida-o pelo que realmente te limita (@Mac vs. @telefone), ou por modo.
• Estimar o tempo no minuto. "25 minutos" é um chute disfarçado de fato. Use as faixas para responder "isso cabe?", e siga em frente.
• Confundir energia com humor. Energia é o foco que uma ação exige, marcada uma vez quando você esclarece. Humor é como você se sente agora, que você expressa escolhendo o filtro, não reetiquetando a ação.
• Filtrar antes de esclarecer. Uma caixa de entrada cheia de itens não processados não tem contextos, então a tela Engajar não os enxerga. Esclareça primeiro; a revisão semanal existe para manter a caixa de entrada zerada.
• Marcar tudo como importante. Os quadrantes de Eisenhower só ajudam quando o de cima à esquerda é curto. Importância é uma decisão, não uma sensação.
• Nunca buscar aguardando. Itens de aguardando com um contexto de pessoa são as vitórias mais fáceis da semana; inclua-os quando você buscar um contexto @pessoa.

Perguntas frequentes