Contextes GTD, énergie et temps disponible : comment choisir la prochaine action

Les quatre critères de choix d'une action, dans l'ordre

Le modèle est un entonnoir. Chaque critère retire les actions que vous ne pouvez pas ou ne devriez pas faire maintenant, pour qu'il ne reste qu'une courte liste dans laquelle choisir sans se torturer.

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   Le contexte

   Que pouvez-vous faire là où vous êtes, avec ce que vous avez ? À votre bureau avec un ordinateur, au téléphone dans une file d'attente, à la maison avec des outils, en réunion avec une personne précise. Si une action exige quelque chose que vous n'avez pas, elle n'est pas candidate, si importante soit-elle.

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   Le temps disponible

   Combien de temps avant le prochain engagement fixe ? Quinze minutes avant un appel excluent la rédaction de deux heures, et retiennent trois réponses rapides.

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   L'énergie disponible

   Quelle concentration avez-vous ? Travail de fond à 9 h, administratif de routine à 16 h. Faire correspondre l'énergie aux actions, c'est la différence entre une heure de faible énergie productive et une heure perdue.

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   La priorité

   Parmi ce qui reste, qu'est-ce qui compte le plus ? C'est ici qu'interviennent l'importance et l'urgence — en dernier, pas en premier, parce que la priorité n'a de sens qu'entre des actions réellement faisables maintenant.

La priorité vient en dernier exprès. Trier toute sa liste par priorité chaque matin, c'est ce qui donne le sentiment d'être en retard : le haut de la liste est plein de choses qui demandent un autre lieu, plus de temps ou plus d'énergie qu'on n'en a à cet instant.

Quels contextes ont encore un sens (et lesquels n'en ont plus)

Quand GTD a été écrit, les contextes étaient surtout des lieux et des outils : @bureau, @maison, @téléphone, @ordinateur, @courses. Avec un ordinateur portable et un téléphone qui vont partout, certains ont fusionné, et un débat est né : les contextes sont-ils morts ? La réponse pratique est non, mais ils ont changé de forme. Les contextes utiles aujourd'hui se répartissent en trois familles.

• Les outils et lieux que vous n'avez pas toujours. @Mac ou @ordinateur (vrai clavier, grand écran), @téléphone (appels qui demandent du calme), @maison (outils, documents, le garage), @courses (en déplacement). Ils fonctionnent encore parce qu'ils contraignent encore.
• Les personnes et réunions. @Chef, @Équipe, @Anna : ce qu'il faut aborder quand vous êtes avec cette personne. L'un des contextes les plus rentables de la semaine, et le moins utilisé.
• Les modes. @travail-de-fond, @administratif, @lecture, @créatif. Un contexte de mode dit quel type d'attention une action demande. Certains remplacent les modes par des niveaux d'énergie ; The Over Achiever permet de garder les deux, le mode restant un contexte et l'énergie un filtre séparé.

Visez sept contextes, à deux près. Moins, et le filtre ne sert à rien ; plus, et vous passez l'étape de clarification à choisir des étiquettes au lieu de décider des actions. Dans The Over Achiever, chaque action peut porter plusieurs contextes : inutile d'en créer un par combinaison.

Ajouter temps et énergie aux actions sans alourdir la capture

L'objection aux étiquettes de temps et d'énergie est légitime : si chaque élément capturé exige quatre décisions, la capture ralentit et on arrête. Le remède est de séparer capture et clarification, et d'être volontairement approximatif.

• Capturez sans rien. Les éléments de la boîte de réception n'ont ni contexte, ni temps, ni énergie. Sortir la pensée de votre tête est le seul travail à ce moment-là.
• Clarifiez avec un contexte, toujours. Quand un élément devient une action suivante, donnez-lui au moins un contexte. C'est la seule étiquette non facultative, et l'écran Agir l'impose : une recherche exige au moins un contexte.
• Ajoutez le temps quand ce n'est pas évident. The Over Achiever propose dix paliers, de 5 minutes à 5 heures. Utilisez-les comme des paliers, pas des estimations : la question est de savoir si l'action tient dans un créneau, pas combien elle durera à la minute près. Laissez le champ vide pour ce qui est clairement une réponse de deux minutes.
• Ajoutez l'énergie pour les extrêmes seulement. Élevée pour ce qui exige votre meilleure heure de la journée ; faible pour ce que vous pouvez faire fatigué. Le milieu est la valeur par défaut, donc la plupart des actions n'ont besoin d'aucune étiquette d'énergie.
• Cochez important et urgent à dessein. Deux interrupteurs sur chaque action alimentent les quadrants d'Eisenhower dans lesquels les résultats d'Agir sont regroupés. Réservez-les : si tout est important, les quadrants ne servent à rien.
• Corrigez pendant la revue hebdomadaire. Temps et énergie dérivent. La revue hebdomadaire, quand vous parcourez les listes d'actions suivantes, est le moment de les corriger, pas la capture.

L'écran Agir : une seule recherche sur contexte, temps, énergie et priorité

The Over Achiever a un écran Agir dédié, dans la barre latérale à côté de Capturer et Clarifier. C'est une recherche parmi vos actions avec les quatre critères comme filtres, et elle fonctionne de la même façon sur le téléphone, la tablette et l'app web, avec un seul compte synchronisé.

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   Choisissez vos contextes

   Touchez les puces de contexte ou ajoutez-en depuis votre liste. Au moins un est requis ; plusieurs sont possibles (@Mac et @téléphone quand vous êtes à votre bureau avec les deux).

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   Choisissez le statut

   Les actions suivantes par défaut. Vous pouvez ajouter les actions reportées, les éléments En attente (pour les relancer dans la même passe) ou même la boîte de réception.

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   Réglez temps, énergie et priorité

   Sous Propriétés, choisissez Temps (Tous, ou de 5 Min à 5 Hours), Énergie (Tous, Élevée, Moyenne, Faible), Important (Tous, Important, Pas important) et Urgent (Tous, Urgent, Pas urgent). Tout ce qui reste sur Tous est simplement ignoré.

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   Recherchez

   Le résultat est la liste des actions qui satisfont tous les filtres à la fois, regroupées dans les quatre quadrants d'Eisenhower : important et urgent, important et pas urgent, urgent et pas important, ni l'un ni l'autre.

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   Faites-en une, puis relancez

   Les filtres restent réglés. Quand le créneau se referme ou que votre énergie change, ajustez un filtre et relancez la recherche. Rien à retrier à la main.

Exemple : vous êtes dans le contexte @téléphone, avec 15 minutes et peu d'énergie. La recherche ne renvoie que les actions @téléphone étiquetées 15 Min ou moins et énergie Faible, les importantes en tête. C'est une liste de trois ou quatre actions, pas de trente.

Quatre moments de la semaine, quatre recherches

L'intérêt des filtres, c'est que la même liste d'actions répond à des situations différentes sans être réécrite. Voici à quoi ressemble une semaine ordinaire pour quelqu'un qui utilise les quatre critères.

Regardez la troisième ligne : un contexte de personne sans aucun autre filtre. Cette recherche est la raison de garder des contextes @personne ; elle transforme une réunion en une série de sujets réglés.

Les erreurs fréquentes avec les contextes, l'énergie et le temps

• Des contextes qui ne contraignent plus. Si @ordinateur correspond à 90 % de vos actions, ce n'est pas un filtre. Découpez-le selon ce qui vous limite vraiment (@Mac ou @téléphone), ou par mode.
• Estimer le temps à la minute. « 25 minutes » est une supposition déguisée en fait. Utilisez les paliers pour répondre « est-ce que ça tient ? », et passez à autre chose.
• Confondre énergie et humeur. L'énergie est la concentration qu'une action exige, renseignée une fois à la clarification. L'humeur est votre état du moment, que vous exprimez en choisissant le filtre, pas en ré-étiquetant.
• Filtrer avant de clarifier. Une boîte de réception pleine d'éléments non traités n'a pas de contextes, donc l'écran Agir ne les voit pas. Clarifiez d'abord ; la revue hebdomadaire existe pour maintenir la boîte de réception à zéro.
• Tout marquer important. Les quadrants d'Eisenhower n'aident que si celui du haut à gauche est court. L'importance est une décision, pas une impression.
• Ne jamais rechercher En attente. Les éléments En attente avec un contexte de personne sont les gains les plus faciles de la semaine ; incluez-les quand vous recherchez un contexte @personne.

Questions fréquentes