GTD-Kontexte, Energie und verfügbare Zeit: Wie Sie die nächste Aktion wählen

Die vier Kriterien zur Wahl einer Aktion, in der richtigen Reihenfolge

Das Modell ist ein Trichter. Jedes Kriterium entfernt Aktionen, die Sie jetzt nicht tun können oder sollten, sodass am Ende eine kurze Liste bleibt, aus der Sie ohne langes Grübeln wählen können.

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   Kontext

   Was können Sie dort tun, wo Sie sind, mit dem, was Sie haben? Am Schreibtisch mit Laptop, am Telefon in einer Warteschlange, zu Hause mit Werkzeug, im Meeting mit einer bestimmten Person. Braucht eine Aktion etwas, das Sie nicht haben, kommt sie nicht infrage — egal wie wichtig sie ist.

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   Verfügbare Zeit

   Wie lange bis zur nächsten festen Verpflichtung? Fünfzehn Minuten vor einem Anruf schließen den zweistündigen Schreibauftrag aus und lassen drei kurze Antworten zu.

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   Verfügbare Energie

   Wie viel Konzentration haben Sie? Konzentrierte Arbeit um 9 Uhr, Routine-Verwaltung um 16 Uhr. Energie zu Aktionen passend zu wählen, macht den Unterschied zwischen einer produktiven Stunde mit wenig Energie und einer verschenkten.

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   Priorität

   Was zählt unter dem Verbliebenen am meisten? Hier kommen Wichtigkeit und Dringlichkeit ins Spiel — bewusst zuletzt, nicht zuerst, weil Priorität nur unter Aktionen Sinn ergibt, die Sie jetzt tatsächlich tun können.

Priorität kommt absichtlich zuletzt. Jeden Morgen die ganze Liste nach Priorität zu sortieren, ist genau das, was das Gefühl erzeugt, hinterherzuhinken: Oben auf der Liste stehen Dinge, die einen anderen Ort, mehr Zeit oder mehr Energie brauchen, als gerade verfügbar ist.

Welche Kontexte heute noch sinnvoll sind (und welche nicht mehr)

Als GTD geschrieben wurde, waren Kontexte vor allem Orte und Werkzeuge: @Büro, @Zuhause, @Telefon, @Computer, @Besorgungen. Mit einem Laptop und einem Handy, die überallhin mitkommen, sind manche davon verschmolzen, und es entstand eine Debatte: Sind Kontexte tot? Die praktische Antwort lautet nein, aber sie haben sich gewandelt. Sinnvolle Kontexte lassen sich heute in drei Gruppen einteilen.

• Werkzeuge und Orte, die man nicht immer hat. @Mac oder @Computer (echte Tastatur, großer Bildschirm), @Telefon (Anrufe, die Ruhe brauchen), @Zuhause (Werkzeug, Unterlagen, die Garage), @Besorgungen (unterwegs). Diese funktionieren noch, weil sie noch einschränken.
• Personen und Meetings. @Chef, @Team, @Anna: Dinge, die anzusprechen sind, sobald diese Person greifbar ist. Einer der wertvollsten Kontexte einer Arbeitswoche — und der am wenigsten genutzte.
• Modi. @Fokusarbeit, @Verwaltung, @Lesen, @Kreativ. Ein Modus-Kontext sagt, welche Art von Aufmerksamkeit eine Aktion braucht. Manche ersetzen Modi durch Energielevel; The Over Achiever erlaubt beides gleichzeitig, sodass ein Modus ein Kontext bleiben kann, während Energie ein eigener Filter ist.

Streben Sie sieben Kontexte an, plus/minus zwei. Weniger, und der Filter bewirkt nichts; mehr, und Sie verbringen die Klärung damit, Labels statt Aktionen zu entscheiden. In The Over Achiever kann jede Aktion mehrere Kontexte tragen — Sie brauchen also keinen Kontext pro Kombination.

Zeit und Energie zu Aktionen hinzufügen, ohne zu übertreiben

Der Einwand gegen Zeit- und Energie-Tags ist berechtigt: Braucht jedes erfasste Element vier Entscheidungen, wird die Erfassung langsam, und man hört auf. Die Lösung ist, Erfassen und Klären zu trennen und dabei bewusst grob zu bleiben.

• Erfassen Sie ohne alles. Inbox-Elemente tragen weder Kontext, Zeit noch Energie. Den Gedanken aus dem Kopf zu bekommen, ist in diesem Moment die einzige Aufgabe.
• Klären Sie immer mit einem Kontext. Wird ein Inbox-Element zu einer nächsten Aktion, geben Sie ihm mindestens einen Kontext. Das ist das einzige Tag, das nicht optional ist, und der Bildschirm Handeln erzwingt es: Eine Suche braucht mindestens einen Kontext.
• Fügen Sie Zeit hinzu, wenn sie nicht offensichtlich ist. The Over Achiever bietet zehn Stufen, von 5 Minuten bis 5 Stunden. Nutzen Sie sie als Stufen, nicht als Schätzung: Die Frage ist, ob die Aktion in eine Lücke passt, nicht, wie lange sie minutengenau dauert. Lassen Sie das Feld leer, wenn es klar eine Zwei-Minuten-Antwort ist.
• Fügen Sie Energie nur für die Extreme hinzu. Hoch für das, was Ihre beste Stunde des Tages braucht; niedrig für das, was Sie auch müde erledigen können. Die Mitte ist der Standard, sodass die meisten Aktionen gar kein Energie-Tag brauchen.
• Markieren Sie wichtig und dringend bewusst. Zwei Schalter pro Aktion speisen die Eisenhower-Quadranten, in die die Ergebnisse von Handeln gruppiert werden. Setzen Sie sie sparsam ein: Ist alles wichtig, sind die Quadranten nutzlos.
• Korrigieren Sie im wöchentlichen Review. Zeit und Energie verändern sich. Der wöchentliche Review, wenn Sie die Listen der nächsten Aktionen durchgehen, ist der richtige Moment für Korrekturen — nicht die Erfassung.

Der Bildschirm Handeln: eine Suche über Kontext, Zeit, Energie und Priorität

The Over Achiever hat einen eigenen Bildschirm Handeln, in der Seitenleiste neben Erfassen und Klären. Er ist eine Suche über Ihre Aktionen mit den vier Kriterien als Filter, und funktioniert auf dem Handy, dem Tablet und in der Web-App auf dieselbe Weise, mit einem synchronisierten Konto.

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   Wählen Sie Ihre Kontexte

   Tippen Sie auf die Kontext-Chips oder fügen Sie einen aus Ihrer Liste hinzu. Mindestens einer ist erforderlich; mehrere sind möglich (@Mac und @Telefon, wenn Sie am Schreibtisch beides zur Hand haben).

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   Wählen Sie den Status

   Standardmäßig nächste Aktionen. Sie können zurückgestellte Aktionen, Warten-auf-Elemente (um sie im selben Durchgang anzustoßen) oder sogar die Inbox einbeziehen.

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   Stellen Sie Zeit, Energie und Priorität ein

   Unter Eigenschaften wählen Sie Zeit (Alle, oder 5 Min bis 5 Stunden), Energie (Alle, Hoch, Mittel, Niedrig), Wichtig (Alle, Wichtig, Nicht wichtig) und Dringend (Alle, Dringend, Nicht dringend). Alles, was auf Alle steht, wird schlicht ignoriert.

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   Suchen

   Das Ergebnis ist die Liste der Aktionen, die alle Filter gleichzeitig erfüllen, gruppiert in die vier Eisenhower-Quadranten: wichtig und dringend, wichtig und nicht dringend, dringend und nicht wichtig, keins von beidem.

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   Erledigen Sie eine, dann suchen Sie erneut

   Die Filter bleiben gesetzt. Schließt sich die Lücke oder ändert sich Ihre Energie, passen Sie einen Filter an und suchen erneut. Nichts muss von Hand neu sortiert werden.

Beispiel: Sie befinden sich im Kontext Telefon, mit 15 Minuten und wenig Energie. Die Suche liefert nur die @Telefon-Aktionen mit dem Tag 15 Min oder weniger und Energie Niedrig, die wichtigen zuoberst. Das ist eine Liste von drei oder vier Punkten, nicht von dreißig.

Vier Momente einer Woche, vier Suchen

Der Sinn der Filter ist, dass dieselbe Liste von Aktionen unterschiedlichen Situationen gerecht wird, ohne neu geschrieben zu werden. So könnte eine typische Woche für jemanden aussehen, der alle vier Kriterien nutzt.

Beachten Sie die dritte Zeile: ein Personen-Kontext ohne jeden weiteren Filter. Diese Suche ist der Grund, @Person-Kontexte beizubehalten; sie verwandelt ein Meeting in eine Reihe erledigter Punkte.

Häufige Fehler bei Kontexten, Energie und Zeit

• Kontexte, die nicht mehr einschränken. Passt @Computer auf 90 % Ihrer Aktionen, ist das kein Filter mehr. Teilen Sie ihn danach auf, was wirklich begrenzt (@Mac vs. @Telefon), oder nach Modus.
• Zeit minutengenau schätzen. „25 Minuten“ ist eine als Fakt verkleidete Vermutung. Nutzen Sie die Stufen, um „passt es?“ zu beantworten, und machen Sie weiter.
• Energie mit Stimmung verwechseln. Energie ist die Konzentration, die eine Aktion braucht, einmalig beim Klären vergeben. Stimmung ist Ihr aktueller Zustand, den Sie über die Filterwahl ausdrücken, nicht durch erneutes Taggen.
• Filtern vor dem Klären. Eine Inbox voller unbearbeiteter Elemente hat keine Kontexte, weshalb der Bildschirm Handeln sie nicht sieht. Erst klären; der wöchentliche Review sorgt dafür, dass die Inbox bei null bleibt.
• Alles als wichtig markieren. Die Eisenhower-Quadranten helfen nur, wenn der obere linke kurz bleibt. Wichtigkeit ist eine Entscheidung, kein Gefühl.
• Nie nach Warten-auf suchen. Warten-auf-Elemente mit einem Personen-Kontext sind die leichtesten Erfolge der Woche; beziehen Sie sie ein, wenn Sie einen @Person-Kontext durchsuchen.

Häufige Fragen