GTD-contexten, energie en beschikbare tijd: hoe kies je de volgende actie

De vier criteria om een actie te kiezen, in volgorde

Het model is een trechter. Elk criterium filtert acties weg die je nu niet kunt of niet zou moeten doen, zodat er een korte lijst overblijft waaruit je kunt kiezen zonder te piekeren.

1. 1

   Context

   Wat kun je doen waar je bent, met wat je hebt? Aan je bureau met een laptop, aan de telefoon in een wachtrij, thuis met gereedschap, in een vergadering met een specifiek persoon. Als een actie iets vereist wat je niet hebt, is het geen kandidaat, hoe belangrijk ook.

2. 2

   Beschikbare tijd

   Hoeveel tijd tot de volgende vaste afspraak? Vijftien minuten voor een gesprek sluit het schrijfwerk van twee uur uit, en maakt drie snelle antwoorden mogelijk.

3. 3

   Beschikbare energie

   Hoeveel concentratie heb je? Diepgaand werk om 9 uur 's ochtends, routinematig administratief werk om 16 uur. Energie aan acties koppelen maakt het verschil tussen een productief laag-energie-uur en een verspild uur.

4. 4

   Prioriteit

   Wat is, van wat er overblijft, het belangrijkst? Hier komen belangrijkheid en urgentie om de hoek kijken — als laatste, niet als eerste, want prioriteit is alleen zinvol tussen acties die je nu daadwerkelijk kunt doen.

Prioriteit komt bewust als laatste. Elke ochtend je hele lijst op prioriteit sorteren is precies wat mensen het gevoel geeft achter te lopen: de top van de lijst zit vol met dingen die een andere plek, meer tijd of meer energie vergen dan ze op dat moment hebben.

Welke contexten nog zinvol zijn (en welke niet meer)

Toen GTD werd geschreven, waren contexten vooral plekken en hulpmiddelen: @kantoor, @thuis, @telefoon, @computer, @boodschappen. Met een laptop en telefoon die overal meegaan, vielen sommige daarvan samen, en ontstond er een discussie: zijn contexten dood? Het praktische antwoord is nee, maar ze zijn van vorm veranderd. Bruikbare contexten vallen tegenwoordig in drie families uiteen.

• Hulpmiddelen en plekken die je niet altijd hebt. @Mac of @computer (echt toetsenbord, groot scherm), @telefoon (gesprekken die rust vereisen), @thuis (gereedschap, documenten, de garage), @boodschappen (onderweg). Deze werken nog steeds omdat ze nog steeds beperken.
• Personen en vergaderingen. @Baas, @Team, @Anna: dingen om te bespreken wanneer je bij die persoon bent. Een van de waardevolste contexten in een werkweek, en de minst gebruikte.
• Modi. @diepwerk, @administratie, @lezen, @creatief. Een moduscontext geeft aan wat voor soort aandacht een actie vereist. Sommigen vervangen modi door energieniveaus; The Over Achiever laat je beide behouden, zodat een modus een context blijft terwijl energie een apart filter blijft.

Streef naar zeven contexten, twee meer of minder. Minder, en het filter doet niets; meer, en je besteedt de verhelderingsstap aan het kiezen van labels in plaats van het beslissen over acties. Elke actie in The Over Achiever kan meerdere contexten dragen, dus je hoeft niet één context per combinatie te maken.

Tijd en energie aan acties toevoegen zonder te overdrijven

Het bezwaar tegen tijd- en energielabels is terecht: als elk vastgelegd item vier beslissingen vergt, vertraagt het verzamelen en haken mensen af. De oplossing is om verzamelen en verhelderen te scheiden, en bewust grof te werk te gaan.

• Verzamel zonder iets. Inbox-items dragen geen context, tijd of energie. De gedachte uit je hoofd krijgen is op dat moment de enige taak.
• Verhelder altijd met een context. Wanneer een inbox-item een volgende actie wordt, geef het dan minstens één context. Dat is het enige label dat niet optioneel is, en het Doen-scherm dwingt dit af: een zoekopdracht vereist minstens één context.
• Voeg tijd toe als het niet vanzelfsprekend is. The Over Achiever biedt tien tijdvakken, van 5 minuten tot 5 uur. Gebruik ze als vakken, niet als schattingen: de vraag is of een actie in een gaatje past, niet hoe lang ze exact zal duren. Laat het veld leeg voor alles wat duidelijk een antwoord van twee minuten is.
• Voeg energie alleen toe voor de uitersten. Hoog voor dingen die je beste uur van de dag vereisen; laag voor dingen die je vermoeid kunt doen. Het midden is de standaardwaarde, dus de meeste acties hebben helemaal geen energielabel nodig.
• Markeer belangrijk en urgent bewust. Twee schakelaars per actie voeden de Eisenhower-kwadranten waarin de Doen-resultaten worden gegroepeerd. Wees er spaarzaam mee: als alles belangrijk is, zijn de kwadranten nutteloos.
• Herzie tijdens de wekelijkse evaluatie. Tijd en energie verschuiven. De wekelijkse evaluatie, wanneer je de lijsten met volgende acties doorloopt, is het moment om ze te corrigeren, niet het moment van verzamelen.

Het Doen-scherm: één zoekopdracht op context, tijd, energie en prioriteit

The Over Achiever heeft een speciaal Doen-scherm, in de zijbalk naast Verzamelen en Verhelderen. Het is een zoekopdracht over je acties met de vier criteria als filters, en het werkt op dezelfde manier op de telefoon, de tablet en de webapp, op één gesynchroniseerd account.

1. 1

   Kies je contexten

   Tik op de contextchips of voeg er een toe uit je lijst. Minstens één is vereist; meerdere is prima (@Mac en @telefoon wanneer je aan je bureau met beide zit).

2. 2

   Kies de status

   Standaard volgende acties. Je kunt uitgestelde acties, wachten-op-items (om ze in dezelfde ronde op te volgen) of zelfs inbox-items toevoegen.

3. 3

   Stel tijd, energie en prioriteit in

   Kies onder Eigenschappen Tijd (Alles, of 5 Min tot 5 Hours), Energie (Alles, Hoog, Gemiddeld, Laag), Belangrijk (Alles, Belangrijk, Niet belangrijk) en Urgent (Alles, Urgent, Niet urgent). Alles wat op Alles blijft staan, wordt simpelweg genegeerd.

4. 4

   Zoek

   Het resultaat is de lijst met acties die aan alle filters tegelijk voldoen, gegroepeerd in de vier Eisenhower-kwadranten: belangrijk en urgent, belangrijk en niet urgent, urgent en niet belangrijk, geen van beide.

5. 5

   Doe er één, en zoek dan opnieuw

   De filters blijven ingesteld. Wanneer het gaatje sluit of je energie verandert, pas je één filter aan en zoek je opnieuw. Niets om handmatig opnieuw te sorteren.

Voorbeeld: je zit in de telefooncontext, met 15 minuten en weinig energie. De zoekopdracht geeft alleen de @telefoon-acties terug die getagd zijn met 15 Min of minder en Laag energie, met de belangrijke bovenaan. Dat is een lijst van drie of vier, geen dertig.

Vier momenten in een week, vier zoekopdrachten

Het punt van de filters is dat dezelfde lijst met acties verschillende situaties beantwoordt zonder herschreven te worden. Zo ziet een typische week eruit voor iemand die alle vier de criteria gebruikt.

Merk de derde rij op: een persoonscontext zonder ander filter. Die zoekopdracht is de reden om @persoon-contexten te behouden; ze verandert een vergadering in een reeks afgehandelde items.

Veelgemaakte fouten met contexten, energie en tijd

• Contexten die niet meer beperken. Als @computer op 90% van je acties past, is het geen filter. Splits het op naar wat je écht beperkt (@Mac versus @telefoon), of naar modus.
• Tijd tot op de minuut schatten. "25 minuten" is een gok vermomd als feit. Gebruik de tijdvakken om de vraag "past het?" te beantwoorden, en ga verder.
• Energie verwarren met stemming. Energie is de concentratie die een actie vereist, één keer getagd bij het verhelderen. Stemming is hoe je je nu voelt, wat je uitdrukt door het filter te kiezen, niet door opnieuw te taggen.
• Filteren vóór het verhelderen. Een inbox vol onverwerkte items heeft geen contexten, dus het Doen-scherm ziet ze niet. Verhelder eerst; de wekelijkse evaluatie bestaat om de inbox op nul te houden.
• Alles als belangrijk markeren. De Eisenhower-kwadranten helpen alleen als het linkerbovenkwadrant kort is. Belangrijkheid is een beslissing, geen gevoel.
• Nooit zoeken in wachten-op. Wachten-op-items met een persoonscontext zijn de makkelijkste meevallers van de week; neem ze mee wanneer je op een @persoon-context zoekt.

Veelgestelde vragen