GTD e o Google Calendar: o que pertence ao calendário, o que fica nas listas, e como ver os dois num só ecrã

O calendário é a paisagem fixa: três coisas vão para lá

No GTD, o calendário tem um único papel: conter o que tem de acontecer num dia específico ou a uma hora específica. David Allen chama-lhe a paisagem fixa, porque é o terreno fixo da sua semana à volta do qual tudo o resto se move. Três tipos de entrada pertencem ali, e só três.

• Ações com hora marcada. Compromissos: uma reunião às 10h00, uma chamada às 15h30, um comboio às 07h12. Acontecem a essa hora ou são renegociados; não há uma terceira opção.
• Ações com dia marcado. Coisas que têm de ser feitas num determinado dia mas sem hora precisa: entregar o relatório na sexta-feira, ligar à escola no dia em que reabre, levar o carro à revisão na terça-feira. Ficam no topo do dia em vez de num intervalo horário.
• Informação ligada a um dia. Não são ações, mas coisas que vai querer saber nesse dia: a morada do local, o facto de um colega estar ausente, um aniversário, o horário de uma loja. O calendário é o sítio certo porque vai consultar esse dia de qualquer forma.

A regra que torna o calendário fiável: se está no calendário, acontece nesse dia, ou move-o deliberadamente. Nada nele é opcional. No momento em que deixa as coisas escorregarem de um dia para o outro, o calendário torna-se uma lista de desejos e deixa de acreditar nele.

O que tem de ficar fora do calendário

O erro que quase todos cometem é usar o calendário como uma lista de tarefas diária: no domingo à noite, largam-se doze próximas ações na segunda-feira, a segunda-feira traz três interrupções não planeadas, nove ações passam para a terça-feira, e por quarta-feira o calendário é um monumento ao que não aconteceu. O GTD é direto quanto a isto: as próximas ações vão para listas de contexto, não para dias, precisamente porque não pode saber no domingo o que a segunda-feira vai trazer.

A distinção que esclarece tudo é entre um prazo e um compromisso marcado. «Enviar a proposta até dia 30» tem uma data-limite, e vale a pena registar essa data, mas o trabalho em si pode acontecer em qualquer um dos dez dias anteriores. Pertence à sua lista de próximas ações com a data-limite associada, e o calendário recebe no máximo uma nota ligada ao dia 30. Colocar o trabalho num dia escolhido transforma um compromisso flexível num compromisso marcado falso, e são os compromissos marcados falsos que ensinam a ignorar os verdadeiros.

• «Gostava de fazer isto na terça-feira.» Uma preferência, não uma restrição. Fica na lista; escolhe-a na terça-feira se a terça-feira o permitir.
• Próximas ações sem data nenhuma. A maior parte do seu sistema. Vivem por contexto, energia e tempo disponível, e escolhe entre elas no momento; veja o guia sobre contextos, energia e tempo.
• Lembretes de coisas que talvez queira fazer. Algum dia/talvez é uma lista, não uma entrada recorrente no calendário que dispensa todas as semanas.
• Projetos inteiros. «Reformulação do site» não é um evento. A sua próxima ação está numa lista; uma reunião sobre isso é que é um compromisso marcado.

O bloqueio de tempo e o GTD: uma trégua viável

O bloqueio de tempo, reservar um intervalo no calendário para trabalhar em algo, parece uma violação de tudo o que foi dito acima, e feito mal é mesmo. Feito bem, é simplesmente um quarto tipo de entrada no calendário: um compromisso consigo próprio. A diferença está em saber se o vai honrar como uma reunião com outra pessoa. Se um bloco chamado «Relatório trimestral, 09h00–11h00» é tão fixo como uma chamada com um cliente, pertence ao calendário. Se é uma esperança, não pertence.

Três hábitos mantêm o bloqueio de tempo compatível com o GTD. Bloqueie o projeto ou o resultado, não a lista de ações: o bloco diz «relatório trimestral», e quando chega a hora abre o projeto e escolhe a próxima ação na lista, que pode ter mudado desde que planeou. Bloqueie apenas o que precisa de um intervalo protegido: trabalho de fundo, uma tarefa que precisa de duas horas sem interrupções, preparação para um evento fixo. E reveja os blocos com honestidade na revisão semanal: um bloco que saltou três semanas seguidas não é um compromisso, e fingir o contrário prejudica todo o calendário.

Um bom teste: recusaria um pedido de reunião que caísse em cima deste bloco? Se sim, é um compromisso marcado e pertence ao calendário. Se moveria o bloco sem pensar duas vezes, mantenha o trabalho na lista e deixe o dia livre.

O tickler: coisas que quer ver mais tarde, não agora

Algumas coisas ainda não têm prazo nem são acionáveis, mas quer voltar a vê-las num certo dia: a renovação sobre a qual vai decidir em março, o seguimento que prometeu fazer daqui a duas semanas, a ideia a retomar depois de o lançamento terminar. A resposta do GTD é o tickler, historicamente um conjunto de 43 pastas, uma por cada dia do mês e uma por cada mês, onde deixava uma nota e a esquecia até chegar o dia.

Num sistema digital, o tickler é uma data de início. O elemento existe, está fora das suas listas ativas para não sobrecarregar as suas escolhas, e reaparece no dia que escolheu. No The Over Achiever, isto é o estado Adiar Para Data: dê à tarefa uma data de início e ela fica fora do caminho até esse dia, quando aparece em Hoje com o resto das tarefas desse dia. Se a data de início também tiver uma hora, a app envia um lembrete nesse momento. O tickler é o que lhe permite manter o calendário limpo: em vez de uma entrada ligada a um dia, «pensar em renovar o contrato de arrendamento», é a própria tarefa que surge quando é a altura certa.

O Google Calendar no The Over Achiever, passo a passo

O sistema acima precisa de duas coisas lado a lado: a paisagem fixa, que para a maioria das pessoas vive no Google Calendar, e as listas, que vivem na app GTD. Alternar entre duas janelas o dia todo é como o calendário acaba por ser ignorado. O The Over Achiever mostra os seus eventos do Google Calendar nos mesmos ecrãs das suas ações, em Hoje e em Agenda, sem mover o seu calendário para lado nenhum. Eis como configurá-lo na app web.

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   Ligue a sua conta Google

   Abra o ícone de calendário em Hoje ou Agenda, ou vá a Definições → Contas de calendário, e clique em Ligar. O Google pede-lhe para aprovar o acesso de leitura aos seus calendários; a app pede permissão só de leitura e nada mais. Aprova uma vez, e os eventos continuam a carregar nas visitas seguintes.

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   Escolha que calendários mostrar

   Todos os calendários da conta aparecem com a sua cor: pessoal, trabalho, calendários de equipa partilhados, aniversários, feriados. Assinale os que quer ver e deixe os restantes por assinalar. A seleção fica guardada para as próximas visitas.

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   Acrescente mais contas se tiver

   Use Adicionar conta de calendário para ligar uma segunda conta Google, ou uma conta Outlook / Microsoft 365, e assinale os seus calendários da mesma forma. Um calendário do Google Workspace do trabalho e um pessoal podem ser mostrados em conjunto.

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   Veja o ecrã Hoje

   O ecrã Hoje tem os eventos do dia à esquerda, numa vista de dia com a hora atual marcada, e as tarefas do dia à direita: tudo com uma data de início ou de conclusão hoje. A paisagem fixa e as ações do dia num só ecrã, exatamente o que o GTD pede a um olhar matinal.

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   Use a Agenda para a vista mais alargada

   A Agenda mostra os mesmos eventos com vistas de Dia, Semana, Semana de Trabalho, Mês, Lista de Agenda e Linha do Tempo, mais números de semana opcionais. É aqui que olha duas semanas à frente durante a revisão semanal. Os eventos de dia inteiro são mostrados, e a ligação de videochamada de uma reunião é mantida, para poder entrar a partir daí.

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   Crie os seus próprios compromissos na app

   Uma tarefa com hora de início e hora de fim torna-se um compromisso marcado na app: é desenhada como um bloco colorido em Hoje e Agenda ao lado dos eventos do Google. Use-a para blocos e compromissos que prefere manter dentro do seu sistema GTD; o Google Calendar continua a ser a casa de tudo o resto.

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   No iPhone e no iPad

   A app móvel lê os calendários do dispositivo em vez de se ligar diretamente ao Google. Acrescente a sua conta Google à app Calendário do iOS uma vez, e os seus eventos aparecem em Hoje e Agenda do The Over Achiever da mesma forma, com a mesma escolha de que calendários mostrar.

A integração é unidirecional: o The Over Achiever lê o seu Google Calendar e mostra-o; nunca escreve nele. Os compromissos que cria na app ficam na app, e o seu Google Calendar só é tocado por si. Se precisar de um evento também no Google Calendar, crie-o lá e mantenha a ação na sua lista.

O calendário na revisão semanal

A revisão semanal é onde o calendário e as listas são reconciliados, e tem um passo de calendário por uma razão: as reuniões da semana passada são onde se escondem a maioria das ações esquecidas, e as próximas duas semanas são onde começam a maioria das correrias evitáveis. A revisão semanal guiada do The Over Achiever tem «Rever o calendário» como o seu sexto passo, e com os eventos no mesmo ecrã demora cerca de cinco minutos.

• Olhe para trás uma semana. Para cada reunião ou evento: deixou uma ação, uma nota, algo para arquivar, alguém a quem dar seguimento? Capture-o agora; vai para a caixa de entrada ou direto para uma lista.
• Olhe em frente duas semanas. Para cada evento fixo: o que tem de ser preparado, reservado, impresso, confirmado ou lido antes disso? Cada resposta é uma próxima ação, possivelmente com uma data-limite no dia anterior.
• Verifique os seus próprios blocos. Que compromissos consigo próprio cumpriu? Mova ou elimine os que não cumpriu; não os deixe ali como decoração.
• Verifique a informação ligada a dias. Viagens, moradas, prazos anotados num dia: falta alguma coisa para a quinzena que se aproxima?

Uma semana típica: o que fica onde

Toda a disciplina cabe numa só tabela. Quando chega algo novo, pergunte a que linha pertence, e vai para um único lugar, não para dois.

Perguntas frequentes