GTD und Google Kalender: was in den Kalender gehört, was auf den Listen bleibt, und wie Sie beides auf einem Bildschirm sehen

Der Kalender ist die feste Landschaft: drei Dinge gehören hinein

In GTD hat der Kalender eine Aufgabe: festzuhalten, was an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Uhrzeit geschehen muss. David Allen nennt ihn die feste Landschaft, weil er das feste Terrain Ihrer Woche ist, um das herum sich alles andere bewegt. Drei Arten von Einträgen gehören hinein, und nur diese drei.

• Zeitgebundene Aktionen. Termine: ein Meeting um 10:00 Uhr, ein Anruf um 15:30 Uhr, ein Zug um 07:12 Uhr. Sie finden zu dieser Zeit statt, oder sie werden neu verhandelt; eine dritte Option gibt es nicht.
• Tagesgebundene Aktionen. Dinge, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen, aber zu keiner bestimmten Uhrzeit: den Bericht am Freitag abgeben, die Schule an dem Tag anrufen, an dem sie wieder öffnet, das Auto am Dienstag zur Werkstatt bringen. Sie stehen oben am Tag statt in einem Zeitfenster.
• Tagesgebundene Informationen. Keine Aktionen, aber Dinge, die Sie an diesem Tag wissen möchten: die Adresse der Location, dass eine Kollegin abwesend ist, ein Geburtstag, die Öffnungszeiten eines Geschäfts. Der Kalender ist der richtige Ort, weil Sie an diesem Tag ohnehin hineinschauen.

Die Regel, die den Kalender vertrauenswürdig macht: Steht es im Kalender, geschieht es an diesem Tag, oder Sie verschieben es bewusst. Nichts darin ist optional. Sobald Sie Dinge von einem Tag auf den nächsten rutschen lassen, wird der Kalender zur Wunschliste, und Sie glauben ihm nicht mehr.

Was draußen bleiben muss

Der Fehler, den fast alle machen, ist, den Kalender als tägliche To-do-Liste zu nutzen: Sonntagabend werden zwölf nächste Aktionen auf Montag geworfen, Montag bringt drei ungeplante Unterbrechungen, neun Aktionen rutschen auf Dienstag, und bis Mittwoch ist der Kalender ein Denkmal für das, was nicht passiert ist. GTD ist hier eindeutig: Nächste Aktionen gehören auf Kontextlisten, nicht auf Tage, gerade weil Sie sonntags nicht wissen können, was Montag bringt.

Die Unterscheidung, die das klärt, liegt zwischen einer Frist und einem Termin. „Das Angebot bis zum 30. senden“ hat ein Fälligkeitsdatum, und dieses Datum zu notieren lohnt sich, aber die Arbeit selbst kann an jedem der zehn Tage davor stattfinden. Sie gehört mit dem Fälligkeitsdatum auf Ihre Liste nächster Aktionen, und der Kalender bekommt höchstens eine tagesgebundene Notiz am 30. Die Arbeit auf einen gewählten Tag zu legen, macht aus einer flexiblen Verpflichtung einen falschen Termin, und falsche Termine sind es, die einen lehren, echte zu ignorieren.

• „Das würde ich gern am Dienstag machen.“ Eine Präferenz, kein Zwang. Es bleibt auf der Liste; am Dienstag wählen Sie es, wenn der Dienstag es zulässt.
• Nächste Aktionen ganz ohne Datum. Der Großteil Ihres Systems. Sie leben von Kontext, Energie und verfügbarer Zeit, und Sie wählen im Moment zwischen ihnen; siehe den Ratgeber zu Kontexten, Energie und Zeit.
• Erinnerungen an Dinge, die Sie vielleicht tun möchten. Irgendwann/Vielleicht ist eine Liste, kein wiederkehrender Kalendereintrag, den Sie jede Woche wegklicken.
• Ganze Projekte. „Website-Relaunch“ ist kein Ereignis. Die nächste Aktion dazu steht auf einer Liste; ein Meeting darüber ist ein Termin.

Time-Blocking und GTD: ein tragfähiger Kompromiss

Time-Blocking, ein Zeitfenster im Kalender für eine bestimmte Arbeit zu reservieren, wirkt wie ein Verstoß gegen alles oben Gesagte, und schlecht gemacht ist es das auch. Gut gemacht ist es schlicht eine vierte Art von Kalendereintrag: ein Termin mit sich selbst. Der Unterschied liegt darin, ob Sie ihn wie ein Treffen mit einer anderen Person einhalten. Ist ein Block namens „Quartalsbericht, 09:00–11:00“ genauso fest wie ein Kundenanruf, gehört er in den Kalender. Ist er eine Hoffnung, gehört er nicht hinein.

Drei Gewohnheiten halten Time-Blocking mit GTD kompatibel. Blocken Sie das Projekt oder das Ergebnis, nicht die Liste der Aktionen: Der Block heißt „Quartalsbericht“, und wenn es so weit ist, öffnen Sie das Projekt und wählen die nächste Aktion aus der Liste, die sich seit der Planung geändert haben kann. Blocken Sie nur, was einen geschützten Zeitraum braucht: konzentrierte Arbeit, eine Aufgabe, die zwei ungestörte Stunden braucht, Vorbereitung für ein festes Ereignis. Und überprüfen Sie die Blöcke ehrlich im wöchentlichen Review: Ein Block, der drei Wochen in Folge ausgelassen wurde, ist keine Verpflichtung, und so zu tun, als wäre er es, schadet dem ganzen Kalender.

Ein guter Test: Würden Sie eine Meeting-Anfrage ablehnen, die genau auf diesen Block fällt? Wenn ja, ist es ein Termin und gehört in den Kalender. Würden Sie den Block ohne zu zögern verschieben, lassen Sie die Arbeit auf der Liste und den Tag frei.

Die Wiedervorlage: Dinge, die Sie später sehen möchten, nicht jetzt

Manche Dinge sind weder fällig noch gerade umsetzbar, aber Sie möchten sie an einem bestimmten Tag wieder vor Augen haben: die Verlängerung, über die Sie im März entscheiden, die Nachfrage, die Sie in zwei Wochen versprochen haben, die Idee, die nach dem Launch wieder aufgegriffen werden soll. GTDs Antwort ist die Wiedervorlage (im Original „Tickler“), historisch ein Satz von 43 Ordnern, einer pro Tag des Monats und einer pro Monat, in den man eine Notiz warf und vergaß, bis der Tag kam.

In einem digitalen System ist die Wiedervorlage ein Startdatum. Das Element existiert, es ist aus Ihren aktiven Listen heraus, sodass es Ihre Wahl nicht überfrachtet, und es taucht am gewählten Tag wieder auf. In The Over Achiever ist das der Status Zurückstellen bis Datum: Geben Sie der Aufgabe ein Startdatum, und sie bleibt aus dem Weg, bis dieser Tag da ist, an dem sie zusammen mit den übrigen Aufgaben des Tages unter Heute erscheint. Hat das Startdatum auch eine Uhrzeit, sendet die App genau dann eine Erinnerung. Die Wiedervorlage ist es, die den Kalender sauber hält: Statt eines tagesgebundenen Eintrags „über die Mietverlängerung nachdenken“ taucht die Aufgabe selbst auf, wenn es so weit ist.

Google Kalender in The Over Achiever, Schritt für Schritt

Das System oben braucht zwei Dinge nebeneinander: die feste Landschaft, die bei den meisten in Google Kalender lebt, und die Listen, die in der GTD-App leben. Den ganzen Tag zwischen zwei Fenstern zu wechseln, ist der Weg, wie der Kalender ignoriert wird. The Over Achiever zeigt Ihre Google-Kalender-Termine auf denselben Bildschirmen wie Ihre Aktionen, in Heute und in Agenda, ohne Ihren Kalender irgendwohin zu verschieben. So richten Sie es in der Web-App ein.

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   Verbinden Sie Ihr Google-Konto

   Öffnen Sie das Kalender-Symbol in Heute oder Agenda, oder gehen Sie zu Einstellungen → Kalenderkonten, und klicken Sie auf Verbinden. Google bittet Sie, Lesezugriff auf Ihre Kalender zu erlauben; die App fordert nur Lesezugriff und nichts weiter an. Sie bestätigen einmal, und die Termine laden bei jedem weiteren Besuch.

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   Wählen Sie, welche Kalender angezeigt werden

   Jeder Kalender des Kontos erscheint mit seiner Farbe: privat, geschäftlich, geteilte Team-Kalender, Geburtstage, Feiertage. Haken Sie die an, die Sie sehen möchten, und lassen Sie den Rest aus. Die Auswahl wird für die nächsten Besuche gemerkt.

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   Fügen Sie bei Bedarf weitere Konten hinzu

   Nutzen Sie Kalenderkonto hinzufügen, um ein zweites Google-Konto oder ein Outlook- / Microsoft-365-Konto zu verbinden, und haken Sie dessen Kalender auf dieselbe Weise an. Ein Google-Workspace-Kalender von der Arbeit und ein privater lassen sich gemeinsam anzeigen.

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   Schauen Sie sich Heute an

   Der Bildschirm Heute zeigt links die Termine des Tages in einer Tagesansicht mit markierter aktueller Stunde, rechts die Aufgaben des Tages: alles mit Start- oder Fälligkeitsdatum heute. Die feste Landschaft und die Aktionen des Tages auf einem Bildschirm — genau das, was GTD von einem morgendlichen Blick verlangt.

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   Nutzen Sie Agenda für den weiteren Blick

   Agenda zeigt dieselben Termine in den Ansichten Tag, Woche, Arbeitswoche, Monat, Agenda-Liste und Zeitleiste, mit optionalen Kalenderwochen. Hier schauen Sie beim wöchentlichen Review zwei Wochen voraus. Ganztägige Termine werden angezeigt, und der Videokonferenz-Link eines Meetings bleibt erhalten, sodass Sie von dort aus beitreten können.

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   Erstellen Sie eigene Termine in der App

   Eine Aufgabe mit Start- und Endzeit wird in der App zu einem Termin: Sie erscheint als farbiger Block in Heute und Agenda neben den Google-Terminen. Nutzen Sie das für Blöcke und Verpflichtungen, die Sie lieber innerhalb Ihres GTD-Systems behalten; Google Kalender bleibt die Heimat für alles andere.

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   Auf iPhone und iPad

   Die mobile App liest die Kalender des Geräts, statt sich direkt mit Google zu verbinden. Fügen Sie Ihr Google-Konto einmal der iOS-Kalender-App hinzu, dann erscheinen dessen Termine in Heute und Agenda von The Over Achiever auf dieselbe Weise, mit derselben Auswahl, welche Kalender angezeigt werden.

Die Integration ist einseitig: The Over Achiever liest Ihren Google Kalender und zeigt ihn an; sie schreibt nie hinein. Termine, die Sie in der App erstellen, bleiben in der App, und Ihr Google Kalender wird nur von Ihnen selbst angefasst. Brauchen Sie ein Ereignis auch in Google Kalender, legen Sie es dort an und behalten die Aktion auf Ihrer Liste.

Der Kalender im wöchentlichen Review

Der wöchentliche Review ist der Ort, an dem Kalender und Listen abgeglichen werden, und er hat aus gutem Grund einen Kalender-Schritt: In den Meetings der letzten Woche verstecken sich die meisten vergessenen Aktionen, und in den nächsten zwei Wochen beginnen die meisten vermeidbaren Hetzen. Der geführte wöchentliche Review von The Over Achiever hat „Den Kalender durchsehen“ als sechsten Schritt, und mit den Terminen auf demselben Bildschirm dauert das etwa fünf Minuten.

• Eine Woche zurückblicken. Für jedes Meeting oder Ereignis: Hat es eine Aktion, eine Notiz, etwas zum Ablegen, jemanden zum Nachfassen hinterlassen? Jetzt erfassen; es geht in die Inbox oder direkt auf eine Liste.
• Zwei Wochen vorausblicken. Für jedes feste Ereignis: Was muss vorbereitet, gebucht, gedruckt, bestätigt oder gelesen werden, bevor es so weit ist? Jede Antwort ist eine nächste Aktion, eventuell mit Fälligkeitsdatum am Vortag.
• Die eigenen Blöcke prüfen. Welche Termine mit sich selbst wurden eingehalten? Die nicht eingehaltenen verschieben oder löschen; nicht als Dekoration stehen lassen.
• Tagesgebundene Informationen prüfen. Reisen, Adressen, an einem Tag notierte Fristen: Fehlt etwas für die kommenden zwei Wochen?

Eine typische Woche: was wohin gehört

Die ganze Disziplin passt in eine Tabelle. Kommt etwas Neues an, fragen Sie, zu welcher Zeile es gehört, und es landet an einem Ort, nicht an zweien.

Häufige Fragen