Den GTD-Weekly-Review durchführen: die Checkliste und ein 45-minütiger Durchlauf in der App

Warum der wöchentliche Review die eine unverzichtbare Gewohnheit ist

GTD funktioniert, weil Sie den Listen vertrauen können: Ist alles, wozu Sie sich verpflichtet haben, aufgeschrieben und aktuell, hört Ihr Kopf auf, es ständig zu wiederholen. Dieses Vertrauen nimmt täglich ab. Meetings erzeugen lose Enden, ein Inbox-Element rutscht ohne nächste Aktion durch, einem Projekt gehen unbemerkt die Schritte aus, ein Warten-auf-Element wird nie nachgefasst. Das ist kein Disziplinversagen — das macht eine Woche mit einer Liste.

Der wöchentliche Review ist die Wartung, die das System wieder auf den aktuellen Stand bringt. Es ist auch der einzige Moment, in dem Sie das Gesamtbild betrachten statt die heutige Liste — und genau dort fällt Ihnen das Projekt auf, das fallen gelassen werden sollte, das Ziel ohne Aktion darunter, die kommende Woche, die Vorbereitung braucht. Alles andere in GTD lässt sich in Fragmenten erledigen; der Review braucht einen Block.

Wenn Sie sich nur einen Termin pro Woche mit sich selbst freihalten, dann diesen. Tragen Sie ihn als echten Termin in den Kalender ein, mit Anfangszeit, Endzeit und Ort.

Die Checkliste: drei Phasen, elf Schritte

David Allens Checkliste hat drei Phasen. Klarheit schaffen leert jede Inbox, damit nichts im Verborgenen lauert. Aktualität herstellen bringt jede Liste mit der Realität auf denselben Stand. Kreativität zulassen hebt für einen Moment den Blick auf das, was als Nächstes kommen könnte. Drucken Sie das aus, oder behalten Sie es in der App, und haken Sie Schritt für Schritt ab.

1. 1

   Klarheit schaffen — lose Papiere und Materialien sammeln

   Quittungen, Notizen, Visitenkarten, alles, was in der Tasche und auf dem Schreibtisch liegt. Alles Physische kommt in einen einzigen Ablagekorb.

2. 2

   Klarheit schaffen — Inboxen auf null bringen

   E-Mail, Nachrichten, die Inbox der App, Sprachmemos. Jedes Element klären: Was ist es, ist es umsetzbar, was ist die nächste Aktion, wohin gehört es.

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   Klarheit schaffen — den Kopf leeren

   Alles aufschreiben, was noch im Kopf herumspukt: Sorgen, Ideen, halbe Versprechen. Ist es noch im Kopf, ist es noch nicht im System.

4. 4

   Aktualität herstellen — Listen nächster Aktionen durchsehen

   Erledigtes abhaken, Totes löschen, die Folgeaktionen ergänzen, die eine abgeschlossene Aktion hervorgebracht hat.

5. 5

   Aktualität herstellen — den vergangenen Kalender durchsehen

   Termine der letzten Woche: Haben sie eine Aktion, eine Notiz oder etwas zum Nachfassen hinterlassen?

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   Aktualität herstellen — den kommenden Kalender durchsehen

   Die nächsten zwei Wochen: Was muss vorbereitet, gebucht oder bestätigt werden, bevor es so weit ist?

7. 7

   Aktualität herstellen — Warten-auf durchsehen

   Überfälliges nachfassen, Angekommenes abhaken, notieren, wer Ihnen noch etwas schuldet.

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   Aktualität herstellen — Projektlisten durchsehen

   Ein Projekt nach dem anderen: Stimmt das Ergebnis noch, und hat es mindestens eine nächste Aktion? Ein Projekt ohne eine solche Aktion ist ein Projekt, das sich nicht bewegt.

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   Aktualität herstellen — relevante Checklisten durchsehen

   Wiederkehrende Routinen, Reiselisten, Einarbeitungsschritte: alles, was diese Woche Aktionen hätte hervorbringen sollen.

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    Kreativität zulassen — Irgendwann/Vielleicht durchsehen

    Etwas, das jetzt aktiviert werden kann, weil das Leben dafür Raum hat? Etwas, das endgültig gestrichen werden sollte?

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    Kreativität zulassen — mutig und kreativ sein

    Neue Ideen, riskante Projekte, Dinge, die Sie tun würden, wären die Listen kürzer. Erfassen Sie sie; entscheiden Sie später.

Wie lange es dauert, und wann Sie es tun sollten

Die ersten Reviews dauern neunzig Minuten oder länger, weil das System noch nicht sauber ist und jede Liste eine Operation braucht. Das ist normal und nicht der Dauerzustand. Nach vier oder fünf Wochen dauert ein vollständiger Review dreißig bis fünfundvierzig Minuten; eine Express-Version, wenn die Woche ruhig war, passt in zwanzig.

Wann Sie ihn machen, zählt weniger als wie regelmäßig. Freitagnachmittag lässt Sie die Woche abschließen und montags mit einer klaren Liste starten. Sonntagabend passt zu Menschen, deren Woche auf dem Papier beginnt, bevor sie bei der Arbeit beginnt. Montagmorgen funktioniert, wenn Sie ihn vor dem ersten Meeting schützen. Wählen Sie einen Termin, tragen Sie ihn ein, und verschieben Sie ihn lieber, als ihn ausfallen zu lassen, wenn etwas dazwischenkommt.

• Derselbe Termin jede Woche. Ein Review, der schwimmt, ist ein Review, der ausfällt.
• Ein Ort mit großem Bildschirm. Auf dem Handy zu reviewen funktioniert im Notfall; der wöchentliche Review ist kein Notfall. Setzen Sie sich mit Tablet oder Web-App hin.
• Alles in Reichweite. Kalender, Inboxen, Projektliste, Warten-auf-Liste, Notizbuch. In The Over Achiever ist das alles dasselbe Konto, also ein einziges Fenster.
• Ein definiertes Ende. Stellen Sie einen Timer. Ein Review ohne Ende wird zur Planung und dann zum Tagträumen.

Der geführte wöchentliche Review in The Over Achiever, Schritt für Schritt

The Over Achiever hat einen Bildschirm Weekly Review mit eingebauter Checkliste: acht Schritte, jeder mit einer einzeiligen Anweisung, die Sie beim Durcharbeiten abhaken. Die acht Schritte decken die elf oben genannten ab (die drei Kalender- und Checklisten-Punkte sind zusammengefasst), und der Bildschirm zeigt „Klarheit schaffen, Aktualität herstellen, Kreativität zulassen — einmal pro Woche“. Ist der letzte Schritt abgehakt, sagt Ihnen die App, dass das System aktuell und vertrauenswürdig ist. Hier ein Durchlauf mit den Zeiten, die für die meisten funktionieren.

1. 1

   Lose Enden erfassen (5 Min.)

   Papiere, Notizen, Quittungen — alles in die Inbox. Fügen Sie vom Review-Bildschirm aus alles Physische oder halb Erinnerte direkt in die Inbox der App ein.

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   Den Kopf leeren (5 Min.)

   Alles Neue im Kopf erfassen. Schnell tippen, nicht sortieren; sortieren ist der nächste Schritt.

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   Die Inbox auf null klären (10 Min.)

   Jedes Element bearbeiten: Was ist es, ist es umsetzbar? Geben Sie jeder Aktion einen Kontext, bei Bedarf ein Projekt und, wenn nicht offensichtlich, Zeit oder Energie. Referenzen, Ideen und Irgendwann-Elemente gehen auf ihre Listen.

4. 4

   Listen nächster Aktionen durchsehen (5 Min.)

   Erledigtes markieren, Totes löschen, Folgeaktionen ergänzen. Nutzen Sie den Bildschirm Handeln nach Kontext, um schnell durchzukommen.

5. 5

   Warten-auf durchsehen (3 Min.)

   Überfälliges nachfassen, Angekommenes abhaken. Nutzen Sie Personen-Kontexte, ist dies auch der Moment, um die Gespräche der nächsten Woche vorzubereiten.

6. 6

   Den Kalender durchsehen (5 Min.)

   Die vergangene Woche auf lose Enden, die nächsten zwei Wochen auf Vorbereitungsaufgaben. Google-Kalender-Termine erscheinen in der Agenda der App neben Ihren Aktionen.

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   Projekte einzeln durchgehen (10 Min.)

   Jedes Projekt braucht mindestens EINE nächste Aktion. Öffnen Sie die Projektliste und halten Sie bei jedem Projekt inne, das keine hat: die Aktion hinzufügen, das Projekt nach Irgendwann parken, oder es abschließen.

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   Irgendwann / Ideen durchsehen (2 Min.)

   Etwas zu aktivieren? Etwas zu streichen? Ein Element nach oben verschieben, wenn Raum ist; ohne schlechtes Gewissen löschen.

Stellen Sie die Erinnerung vom Review-Bildschirm aus ein: ein Wochentag und eine Uhrzeit, und die Benachrichtigung erscheint in der mobilen App. Der erste Review einer neuen Gewohnheit ist der, der am ehesten vergessen wird; dafür gibt es die Erinnerung.

Häufige Fehler, und wie man sie behebt

• Irgendwann/Vielleicht überspringen. Es fühlt sich optional an, wird also nie durchgesehen, wird also zu einem Friedhof, den man meidet. Zwei Minuten pro Woche halten es als echte Liste von Optionen.
• Warten-auf nicht durchsehen. Delegierte Arbeit bleibt Ihre Verantwortung, bis sie ankommt. Ein nicht nachgefasstes Element pro Woche wird binnen eines Monats zu einer verpassten Frist.
• Kein Blick zurück im Kalender. In den Meetings der letzten Woche verstecken sich die meisten vergessenen Aktionen. Zuerst zurückblicken, dann nach vorn.
• Projekte als Liste durchsehen statt einzeln. Eine Liste von Namen zu überfliegen bringt nichts zutage. Jedes Projekt öffnen und die eine Frage stellen: Was ist die nächste physische Aktion?
• Den Review zur Planung machen. Zu entscheiden, was nächste Woche zu tun ist, ist nicht der Review; es ist das, was der Review ermöglicht. Erst die Checkliste abschließen.
• Ihn nebenbei auf dem Handy erledigen. Der wöchentliche Review braucht den großen Bildschirm und die volle Stunde. Erfassen Sie die ganze Woche über auf dem Handy; reviewen Sie auf dem Tablet oder im Web.
• Nach Woche zwei aufgeben. Lange erste Reviews sind der Preis eines unsauberen Systems, kein Zeichen, dass die Methode nicht passt. Bis Woche fünf sind es vierzig Minuten.

Der Review, den die meisten Ratgeber auslassen: der monatliche

Der wöchentliche Review hält die Landebahn sauber. Er fragt nicht, ob Sie in die richtige Richtung fliegen — diese Frage gehört zu den Horizonten des Fokus: Verantwortungsbereiche, Ziele, Vision, Sinn. Sie jede Woche zu reviewen, verwässert sie; sie nie zu reviewen, lässt Projekte von dem abdriften, was Sie eigentlich wollen. Einmal im Monat ist der richtige Rhythmus, und The Over Achiever hat dafür einen eigenen Bildschirm Monats-Review, sechs Schritte mit eigener Erinnerung an einem Tag im Monat.

1. 1

   Verantwortungsbereiche durchsehen

   Bekommt jeder Bereich die Aufmerksamkeit, die er verdient?

2. 2

   Ziele durchsehen

   Fortschritte gemacht? Ziele, die angepasst, ergänzt oder archiviert werden sollten?

3. 3

   Vision durchsehen

   Ist das noch die Richtung, die Sie für die nächsten drei bis fünf Jahre wollen?

4. 4

   Sinn und Prinzipien lesen

   Als überprüft markieren — passen die Projekte dazu?

5. 5

   Projektportfolio prüfen

   Zombie-Projekte beenden, das Wichtige als Nächstes starten.

6. 6

   Den Monat feiern

   Abgeschlossene Projekte und gehaltene Gewohnheiten — die Erfolge würdigen.

Machen Sie den Monats-Review direkt im Anschluss an einen wöchentlichen, beim ersten Review des Monats: Die Listen sind sauber, sodass die höheren Horizonte zwanzig Minuten Ihre volle Aufmerksamkeit bekommen.

Häufige Fragen