GTD-Horizonte des Fokus: Sinn, Vision, Ziele und Verantwortungsbereiche in einer App einrichten

Die sechs Horizonte und die Frage, die jeder beantwortet

David Allen beschreibt Verpflichtungen als gestapelte Flughöhen, von der Landebahn der nächsten Aktionen bis hinauf zum Sinn. Jede Ebene beantwortet eine andere Frage, und jede gibt der Ebene darunter ihren Sinn.

Ein nützlicher Test: Jedes aktive Projekt sollte sich mindestens einem Verantwortungsbereich zuordnen lassen, und die meisten Bereiche sollten von mindestens einem Ziel bedient werden. Projekte ohne Anbindung nach oben sind die ersten Kandidaten für die Irgendwann/Vielleicht-Liste.

Warum die meisten Apps bei den Verantwortungsbereichen aufhören, und was das kostet

Fast jeder Aufgabenmanager kann Projekte abbilden. Manche erlauben es, Projekte zu Bereichen oder Ordnern zu gruppieren. Nur sehr wenige bieten Ziele, Vision oder Sinn als Objekte, die man bearbeiten, verknüpfen und als überprüft markieren kann: Die üblichen Ersatzlösungen sind Labels, übergeordnete Projekte, Ordnerhierarchien oder eine Notiz, die irgendwo in der App liegt.

Der Behelf ist meist ein Dokument an anderer Stelle: eine Seite mit Zielen in einer Notiz-App, ein Vision-Statement in einer Schublade. Das funktioniert einen Monat lang. Dann wird der Review zur Zwei-Werkzeuge-Übung, das Dokument veraltet unbemerkt, und die höheren Horizonte beeinflussen still und leise nicht mehr, welche Projekte gestartet und welche fallen gelassen werden.

• Zombie-Projekte überleben. Ohne Verknüpfung zu einem Ziel oder Bereich fragt nichts im Review, ob ein Projekt überhaupt noch existieren sollte.
• Ziele bekommen nie eine nächste Aktion. Ein Ziel, das mit keinem Projekt verbunden ist, ist ein Wunsch. Das merkt man erst zum Jahresende.
• Der Monats-Review hat kein Material. Sind Bereiche, Ziele und Vision nicht im System, bleibt monatlich nur dieselbe Projektliste übrig, die bereits wöchentlich durchgesehen wurde.
• Zwei Wahrheitsquellen. Sobald die Horizonte in einem anderen Werkzeug leben, ist eine der beiden Quellen veraltet, und man vertraut keiner von beiden mehr.

Wie The Over Achiever die Horizonte modelliert

In The Over Achiever gibt es in der Seitenleiste einen Bereich Horizonte des Fokus mit vier Einträgen: Sinn, Vision, Ziele und Verantwortungsbereiche. Das sind keine Notizen, sondern miteinander verknüpfte Objekte, sodass die Kette vom Sinn bis hinunter zu einer einzelnen nächsten Aktion explizit sichtbar ist.

• Sinn und Prinzipien: eine Sinn-Erklärung, die direkt bearbeitet wird, plus eine Liste von Prinzipien und Werten. Jedes Element kann als überprüft markiert werden, und die App zeigt, wie lange es her ist, dass Sie es zuletzt gelesen haben.
• Vision: Einträge, die beschreiben, wohin die Reise geht, jeweils mit den Zielen verknüpft, die dorthin führen.
• Ziele: Einträge, verknüpft mit einem oder mehreren Verantwortungsbereichen, sodass jedes Ziel ein Zuhause hat.
• Verantwortungsbereiche: Ihre Rollen und Zuständigkeiten, jeweils mit den dazugehörigen Zielen.
• Projekte tragen einen Verantwortungsbereich, und Aufgaben gehören zu Projekten. Genau diese Verknüpfung macht den Review sinnvoll: Von jedem Projekt aus sehen Sie, welchem Bereich es dient, und von jedem Bereich aus sehen Sie, was tatsächlich für ihn getan wird.

Dieselbe Struktur steht auf iPhone, iPad, Android und in der Web-App zur Verfügung, mit einem Konto, das in Echtzeit synchronisiert wird. Sie können Ihre Bereiche sonntags am großen Bildschirm festlegen und dienstags vom Handy aus ein Projekt einem davon zuordnen.

Ihre Horizonte in der App einrichten, Schritt für Schritt

Planen Sie für den ersten Durchgang etwa dreißig Minuten ein. Arbeiten Sie von unten nach oben: zuerst die Bereiche, weil sie am leichtesten zu benennen sind und weil Ziele und Projekte an ihnen hängen.

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   Listen Sie Ihre Verantwortungsbereiche auf

   Öffnen Sie Horizonte des Fokus → Verantwortungsbereiche und fügen Sie pro Rolle oder Zuständigkeit einen Eintrag hinzu: Gesundheit, Familie, Finanzen, Ihr Team, eine Produktlinie, berufliche Weiterentwicklung. Streben Sie sechs bis zwölf an. Wenn Sie für einen Bereich nichts aktiv tun, ist er vielleicht gar keiner.

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   Ordnen Sie jedes aktive Projekt einem Bereich zu

   Gehen Sie Ihre Projektliste durch und setzen Sie bei jedem den Verantwortungsbereich. Projekte, die nirgendwo passen, bekommen jetzt eine Entscheidung: einen fehlenden Bereich anlegen, das Projekt nach Irgendwann/Vielleicht verschieben, oder es streichen.

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   Schreiben Sie Ihre Ziele für die nächsten ein bis zwei Jahre

   Öffnen Sie Ziele und fügen Sie jedes gewünschte Ergebnis hinzu, formuliert als Resultat („die Web-Version veröffentlichen“, „einen Halbmarathon laufen“, „sechs Monate Rücklage ansparen“). Verknüpfen Sie jedes Ziel mit dem passenden Bereich. Drei bis sieben Ziele reichen völlig.

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   Geben Sie jedem Ziel mindestens ein Projekt

   Ein Ziel ohne Projekt hat keine nächste Aktion. Legen Sie für jedes Ziel das erste Projekt an, oder verknüpfen Sie ein bestehendes, indem Sie es demselben Bereich zuordnen. Hier beginnt der höhere Horizont, Arbeit am Boden zu erzeugen.

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   Beschreiben Sie Ihre Vision

   Öffnen Sie Vision und schreiben Sie, wie Arbeit und Leben in drei bis fünf Jahren aussehen, so als wäre es schon wahr. Verknüpfen Sie die Vision-Einträge mit den Zielen, die dorthin führen. Trägt ein Ziel zu keiner Vision bei, fragen Sie sich, ob es wirklich Ihres ist.

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   Formulieren Sie Ihren Sinn und Ihre Prinzipien

   Öffnen Sie Sinn, schreiben Sie ein bis zwei Sätze dazu, warum Sie tun, was Sie tun, und listen Sie die Prinzipien auf, die für Sie nicht verhandelbar sind. Markieren Sie sie als überprüft. Sie werden sie bei jedem Monats-Review erneut lesen.

Welcher Review welchen Horizont betrachtet

Der Grund, die Horizonte im selben Werkzeug wie die Aktionen zu modellieren, ist der Review. The Over Achiever bietet zwei geführte Reviews mit einer Schritt-für-Schritt-Checkliste zum Abhaken, und der Monats-Review ist um die Horizonte herum aufgebaut.

Der wöchentliche Review (acht Schritte) bleibt auf Boden- und Projektebene: lose Enden erfassen, den Kopf leeren, die Inbox auf null bringen, nächste Aktionen durchsehen, Warten-auf durchsehen, den Kalender durchsehen, Projekte einzeln durchgehen, damit jedes eine nächste Aktion hat, sowie Irgendwann/Vielleicht und Ideen durchsehen.

Der Monats-Review (sechs Schritte) hebt den Blick über die Landebahn hinaus:

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   Verantwortungsbereiche durchsehen

   Bekommt jeder Bereich die Aufmerksamkeit, die er verdient? Ein Bereich ohne Projekt seit zwei Monaten ist entweder für sich in Ordnung oder vernachlässigt; das gilt es zu entscheiden.

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   Ziele durchsehen

   Fortschritte gemacht? Ziele, die angepasst, ergänzt oder archiviert werden sollten? Ein Ziel ohne Projekt geht nach Irgendwann/Vielleicht oder bekommt jetzt eines.

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   Vision durchsehen

   Ist das noch die Richtung, die Sie für die nächsten drei bis fünf Jahre wollen?

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   Sinn und Prinzipien lesen

   Als überprüft markieren, und sich fragen, ob das aktuelle Projektportfolio dazu passt.

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   Projektportfolio prüfen

   Zombie-Projekte beenden, das Wichtige als Nächstes starten — auf Basis dessen, was die vier vorherigen Schritte gerade gezeigt haben.

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   Den Monat feiern

   Abgeschlossene Projekte und gehaltene Gewohnheiten: die Erfolge würdigen, bevor der nächste Abschnitt geplant wird.

Beide Reviews haben eine Erinnerung, die Sie in der App einstellen (ein Wochentag und eine Uhrzeit für den wöchentlichen, ein Tag im Monat für den monatlichen), und die Benachrichtigung erscheint auf dem Handy.

Ein Praxisbeispiel: vier Bereiche, drei Ziele, ein Sinn

So könnten die Horizonte einer freiberuflichen Designerin aussehen, sobald sie im System stehen. Beachten Sie: Jedes Projekt hat einen Bereich, jedes Ziel hat ein Projekt, und die Vision passt in zwei Sätze.

Zwei Projekte (Steuern, Urlaub) dienen einem Bereich, ohne einem Ziel zu dienen. Das ist normal: Bereiche werden gepflegt, Ziele werden erreicht. Vermeiden sollte man das Umgekehrte — ein Ziel ohne ein einziges Projekt darunter.

Häufige Fehler beim Ergänzen der höheren Horizonte

• Zu viele Bereiche. Zwanzig Bereiche sind eine getarnte To-do-Liste. Zusammenlegen, bis jeder Bereich eine echte Zuständigkeit ist, die Sie in einer Stellenbeschreibung oder einer Lebensrolle wiedererkennen würden.
• Ziele, die wie Projekte formuliert sind. „Den Newsletter aufsetzen“ ist ein Projekt. „1.000 Abonnenten, die ihn öffnen“ ist ein Ziel. Ziele beschreiben Ergebnisse, Projekte beschreiben Lieferobjekte.
• Den Sinn wöchentlich lesen. Der wöchentliche Review dient dazu, die Landebahn sauber zu halten. Den Sinn jede Woche zu lesen verwässert ihn; einmal im Monat reicht, einmal im Jahr neu schreiben.
• Alles mit allem verknüpfen. Ein Ziel, das mit fünf Bereichen verknüpft ist, dient keinem davon wirklich. Ein Bereich pro Ziel, ein oder zwei Ziele pro Vision-Eintrag — die Kette sollte auf einen Blick lesbar bleiben.
• Den Feier-Schritt überspringen. Der letzte Schritt des Monats-Reviews existiert aus gutem Grund: Ein System, das immer nur zeigt, was fehlt, ist ein System, das man irgendwann nicht mehr öffnet.

Häufige Fragen