Guia GTD
Horizontes de Foco do GTD: como configurar propósito, visão, objetivos e áreas no app
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A maioria das pessoas que praticam GTD® cuida bem do nível do chão: uma caixa de entrada, próximas ações, projetos, uma lista de itens aguardando resposta. Aí se perguntam por que a revisão semanal ainda parece manutenção de listas em vez de direção. A resposta costuma ser que os horizontes de foco mais altos — áreas, objetivos, visão, propósito — vivem em um caderno, em um slide, ou em lugar nenhum, desconectados dos projetos que deveriam guiar.
Este guia explica os seis horizontes com a pergunta que cada um responde, mostra o que custa mantê-los fora do seu sistema, e percorre como configurá-los no The Over Achiever, onde propósito, visão, objetivos e áreas de foco são objetos de primeira classe conectados aos seus projetos, e onde a revisão mensal guiada passa por eles um a um.
Os seis horizontes, e a pergunta que cada um responde
David Allen descreve os compromissos como altitudes empilhadas, da pista das próximas ações até o propósito. Cada nível responde a uma pergunta diferente, e cada um dá sentido ao nível abaixo dele.
| Horizonte | O que contém | A pergunta que responde | Ritmo de revisão |
|---|---|---|---|
| Chão: próximas ações | Ações físicas e visíveis em listas e na agenda | O que posso fazer agora? | Diária |
| Horizonte 1: projetos | Resultados que exigem mais de uma ação, concluídos em até um ano | Com o que estou comprometido a terminar? | Semanal |
| Horizonte 2: áreas de foco | Papéis e responsabilidades a manter, não a terminar (saúde, finanças, uma equipe, um produto) | O que preciso manter em um bom nível? | Mensal |
| Horizonte 3: objetivos | Resultados desejados em um a dois anos | O que eu quero ter alcançado? | Mensal |
| Horizonte 4: visão | Como serão a vida e o trabalho em três a cinco anos | Para onde tudo isso está indo? | Mensal a trimestral |
| Horizonte 5: propósito e princípios | Por que você faz o que faz, e os valores que definem seus limites | Por que isso importa, e o que eu nunca faria por isso? | Leitura mensal, reescrita anual |
Um teste útil: todo projeto ativo deveria remeter a pelo menos uma área de foco, e a maioria das áreas deveria ser atendida por pelo menos um objetivo. Projetos sem um lugar acima deles são os primeiros candidatos à lista de algum dia.
Por que a maioria dos apps para nas áreas de foco, e o que isso custa
Quase todo gerenciador de tarefas consegue representar projetos. Alguns permitem agrupar projetos em áreas ou pastas. Muito poucos oferecem objetivos, visão ou propósito como objetos que você edita, conecta e marca como revisados: os substitutos de sempre são etiquetas, projetos-pai, hierarquias de pastas, ou uma nota guardada em algum lugar do app.
O jeito de contornar é um documento em outro lugar: uma página de objetivos em um app de notas, uma declaração de visão em uma gaveta. Funciona por um mês. Depois a revisão vira um exercício com duas ferramentas, o documento fica desatualizado, e os horizontes superiores discretamente param de influenciar quais projetos você começa e quais você abandona.
- Projetos zumbis sobrevivem. Sem um link para um objetivo ou uma área, nada na revisão pergunta se um projeto ainda merece existir.
- Objetivos nunca ganham uma próxima ação. Um objetivo que não está conectado a pelo menos um projeto é um desejo. Você só percebe no fim do ano.
- A revisão mensal não tem material. Se áreas, objetivos e visão não estão no sistema, a única coisa que resta para revisar todo mês é a mesma lista de projetos que você já revisou toda semana.
- Duas fontes de verdade. No momento em que os horizontes passam a viver em outra ferramenta, uma das duas fica desatualizada, e você deixa de confiar nas duas.
Como o The Over Achiever modela os horizontes
No The Over Achiever, a barra lateral tem uma seção Horizontes de Foco com quatro entradas: Propósito, Visão, Objetivos e Áreas de Foco. Não são notas; são objetos conectados entre si, de modo que a cadeia do propósito até uma única próxima ação fica explícita.
- Propósito e princípios: uma declaração de propósito que você edita no próprio lugar, mais uma lista de princípios e valores. Cada um pode ser marcado como revisado, e o app mostra há quanto tempo você não os relê.
- Visão: entradas que descrevem para onde você está indo, cada uma conectada aos objetivos que levam até lá.
- Objetivos: entradas conectadas a uma ou mais áreas de foco, para que todo objetivo tenha um lugar.
- Áreas de foco: seus papéis e responsabilidades, cada uma mostrando os objetivos vinculados a ela.
- Projetos carregam uma área de foco, e as tarefas pertencem aos projetos. É essa conexão que dá sentido à revisão: a partir de qualquer projeto você vê qual área ele atende, e a partir de qualquer área você vê o que de fato está sendo feito por ela.
A mesma estrutura está disponível no iPhone, iPad, Android e no app web, em uma única conta, sincronizada em tempo real. Você pode definir suas áreas na tela grande no domingo e vincular um projeto a uma delas pelo celular na terça-feira.
Configurando seus horizontes no app, passo a passo
Reserve cerca de trinta minutos para a primeira passada. Trabalhe de baixo para cima: as áreas primeiro, porque são as mais fáceis de nomear e porque os objetivos e projetos se apoiam nelas.
- 1
Liste suas áreas de foco
Abra Horizontes de Foco → Áreas de Foco e adicione uma entrada por papel ou responsabilidade: saúde, família, finanças, sua equipe, uma linha de produto, desenvolvimento profissional. Mire entre seis e doze. Se uma área não tem nada que você faça ativamente por ela, talvez ela não seja uma área.
- 2
Vincule todo projeto ativo a uma área
Percorra sua lista de projetos e defina a área de foco de cada um. Os projetos que não se encaixam em nenhuma recebem uma decisão agora: criar a área que falta, mover o projeto para algum dia, ou abandoná-lo.
- 3
Escreva seus objetivos para um a dois anos
Abra Objetivos e adicione cada resultado que você quer, formulado como um resultado ("lançar a versão web", "correr uma meia maratona", "ter seis meses de reserva financeira"). Vincule cada objetivo à área a que ele pertence. De três a sete objetivos já é suficiente.
- 4
Dê a cada objetivo pelo menos um projeto
Um objetivo sem projeto não tem próxima ação. Crie o primeiro projeto de cada objetivo, ou vincule um já existente colocando-o na mesma área. É aqui que o horizonte superior começa a gerar trabalho no chão.
- 5
Descreva sua visão
Abra Visão e escreva como serão o trabalho e a vida em três a cinco anos, como se já fosse verdade. Vincule as entradas de visão aos objetivos que levam até lá. Se um objetivo não sustenta nenhuma visão, pergunte-se se ele é realmente seu.
- 6
Declare seu propósito e seus princípios
Abra Propósito, escreva uma ou duas frases sobre o porquê do que você faz, e liste os princípios que você não vai negociar. Marque-os como revisados. Você vai relê-los em toda revisão mensal.
Qual revisão olha para qual horizonte
O motivo de modelar os horizontes na mesma ferramenta das suas ações é a revisão. O The Over Achiever tem duas revisões guiadas, com uma checklist passo a passo que você vai marcando, e a mensal é construída em torno dos horizontes.
A revisão semanal (oito etapas) fica no nível do chão e dos projetos: capturar pontas soltas, esvaziar a cabeça, zerar a caixa de entrada, revisar próximas ações, revisar aguardando, revisar a agenda, revisar os projetos um a um para que cada um tenha uma próxima ação, revisar algum dia e ideias.
A revisão mensal (seis etapas) levanta o olhar acima da pista:
- 1
Revise suas áreas de foco
Cada área está recebendo a atenção que merece? Uma área sem projeto há dois meses pode estar bem sozinha ou pode estar sendo negligenciada; decida qual dos dois casos é.
- 2
Revise seus objetivos
Houve progresso? Algum objetivo para ajustar, adicionar ou arquivar? Um objetivo ainda sem projeto vai para algum dia ou ganha um agora.
- 3
Revise sua visão
Ainda é a direção que você quer para os próximos três a cinco anos?
- 4
Releia seu propósito e seus princípios
Marque-os como revisados, e pergunte-se se o portfólio de projetos atual está alinhado com eles.
- 5
Verificação do portfólio de projetos
Elimine projetos zumbis, comece o que importa em seguida, usando o que as quatro etapas anteriores acabaram de mostrar.
- 6
Celebre o mês
Projetos concluídos e hábitos mantidos: reconheça as vitórias antes de planejar o próximo lote.
As duas revisões têm um lembrete que você configura no app (um dia da semana e um horário para a semanal, um dia do mês para a mensal), e a notificação dispara no seu celular.
Um exemplo prático: quatro áreas, três objetivos, um propósito
Veja como poderiam ficar os horizontes de uma designer freelancer depois de colocados no sistema. Note que todo projeto tem uma área, todo objetivo tem um projeto, e a visão cabe em duas frases.
| Horizonte | Entradas | Conectado a |
|---|---|---|
| Propósito | Ajudar pequenas empresas a parecerem tão boas quanto realmente são, sem virar noites para isso. | Lido todo mês |
| Visão (3–5 anos) | Um estúdio de três pessoas, dois clientes fixos em contrato recorrente, semanas de quatro dias. | Objetivos 1 e 2 |
| Objetivos (1–2 anos) | 1. Dois clientes recorrentes fechados. 2. Contratar a primeira colaboradora. 3. Correr 10 km sem parar. | Áreas: Clientes, Estúdio, Saúde |
| Áreas de foco | Clientes · Operação do estúdio · Saúde · Família · Finanças | Projetos abaixo |
| Projetos | Proposta de contrato recorrente para o Cliente A (Clientes, objetivo 1) · Montar uma rede de freelancers (Estúdio, objetivo 2) · Plano "do sofá aos 10 km" (Saúde, objetivo 3) · Declaração trimestral de impostos (Finanças) · Planejar as férias de verão (Família) | Próximas ações |
Dois projetos (impostos, férias) atendem a uma área sem atender a um objetivo. Isso é normal: áreas se mantêm, objetivos se alcançam. O que você quer evitar é o oposto: um objetivo sem nenhum projeto por baixo dele.
Erros comuns ao adicionar os horizontes superiores
- Áreas demais. Vinte áreas é uma lista de tarefas disfarçada. Junte-as até que cada área seja uma responsabilidade genuína, que você reconheceria em uma descrição de cargo ou em um papel de vida.
- Objetivos escritos como projetos. "Criar a newsletter" é um projeto. "1.000 assinantes que abrem o e-mail" é um objetivo. Objetivos descrevem resultados; projetos descrevem entregas.
- Revisar o propósito toda semana. A revisão semanal serve para manter a pista limpa. Ler o propósito toda semana o dilui; uma vez por mês é suficiente, e reescreva-o uma vez por ano.
- Conectar tudo a tudo. Um objetivo conectado a cinco áreas não atende bem a nenhuma delas. Uma área por objetivo, um ou dois objetivos por entrada de visão: mantenha a cadeia simples o bastante para ler num relance.
- Pular a etapa de celebração. A última etapa da revisão mensal existe por um motivo: um sistema que só mostra o que está faltando é um sistema que você para de abrir.
Perguntas frequentes
O que são os horizontes de foco do GTD?
Seis níveis de compromisso descritos por David Allen: próximas ações (chão), projetos (horizonte 1), áreas de foco (2), objetivos (3), visão (4), e propósito e princípios (5). Cada nível dá sentido e prioridade ao nível abaixo dele.
Quais apps de GTD oferecem suporte aos horizontes de foco?
A maioria dos gerenciadores de tarefas para nos projetos ou nas áreas. Apps que modelam os horizontes superiores como objetos conectáveis são raros; o The Over Achiever inclui propósito e princípios, visão, objetivos e áreas de foco, conectados aos projetos, no iPhone, iPad, Android e na web. Nossa comparação de recursos mostra quais outros apps também oferecem isso.
Com que frequência devo revisar cada horizonte?
Próximas ações diariamente, projetos semanalmente, áreas e objetivos mensalmente, visão de mensal a trimestral, propósito como leitura mensal e reescrita anual. A revisão mensal guiada do The Over Achiever passa por áreas, objetivos, visão e propósito, nessa ordem.
Preciso de uma visão e de um propósito para praticar GTD?
Não. O GTD funciona só no nível do chão, e muita gente começa por aí. Os horizontes superiores se tornam úteis quando você tem mais projetos do que consegue começar, porque eles dizem quais merecem uma próxima ação.
Posso conectar um projeto a um objetivo no The Over Achiever?
Os projetos são conectados a uma área de foco, e os objetivos também são conectados a áreas, então um projeto e um objetivo que atendem à mesma área ficam conectados por meio dela. As entradas de visão são conectadas diretamente aos objetivos.
O app me lembra de fazer a revisão mensal?
Sim. Cada revisão tem seu próprio lembrete, configurado no app (um dia da semana e um horário para a semanal, um dia do mês para a mensal). A notificação dispara no app do celular.
GTD® e Getting Things Done® são marcas registradas da David Allen Company. The Over Achiever não é afiliada nem endossada pela David Allen Company.