GTD-horizonten van focus: drijfveren, visie, doelen en aandachtsgebieden instellen in een app

De zes horizonten, en de vraag die elk beantwoordt

David Allen beschrijft verplichtingen als opeengestapelde hoogtes, van de landingsbaan van volgende acties tot aan de drijfveer. Elk niveau beantwoordt een andere vraag, en elk niveau geeft betekenis aan het niveau eronder.

Een nuttige test: elk actief project moet te herleiden zijn tot minstens één aandachtsgebied, en de meeste gebieden zouden door minstens één doel gediend moeten worden. Projecten zonder thuisbasis erboven zijn de eerste kandidaten voor de ooit/misschien-lijst.

Waarom de meeste apps stoppen bij aandachtsgebieden, en wat dat kost

Bijna elke taakbeheerder kan projecten weergeven. Sommige laten je projecten groeperen in gebieden of mappen. Heel weinig bieden doelen, visie of drijfveren als objecten die je kunt bewerken, koppelen en als geëvalueerd markeren: de gebruikelijke vervangers zijn labels, bovenliggende projecten, maphiërarchieën, of een notitie die ergens in de app bewaard wordt.

De omweg is een document elders: een pagina met doelen in een notitie-app, een visiestatement in een lade. Dat werkt een maand lang. Dan wordt de evaluatie een oefening met twee tools, raakt het document verouderd, en stoppen de hogere horizonten geruisloos met het beïnvloeden van welke projecten je start en welke je laat vallen.

• Zombieprojecten overleven. Zonder koppeling aan een doel of gebied vraagt niets in de evaluatie of een project nog wel mag blijven bestaan.
• Doelen krijgen nooit een volgende actie. Een doel dat niet aan minstens één project gekoppeld is, is een wens. Dat merk je pas aan het einde van het jaar.
• De maandevaluatie heeft geen materiaal. Als gebieden, doelen en visie niet in het systeem zitten, blijft er maandelijks alleen dezelfde projectlijst over die je al wekelijks hebt geëvalueerd.
• Twee bronnen van waarheid. Zodra de horizonten in een andere tool leven, is een van de twee verouderd, en vertrouw je geen van beide meer.

Hoe The Over Achiever de horizonten modelleert

In The Over Achiever heeft de zijbalk een sectie Horizonten van Focus met vier onderdelen: Drijfveren, Visie, Doelen en Aandachtsgebieden. Dit zijn geen notities; het zijn objecten die met elkaar verbonden zijn, zodat de keten van drijfveer tot aan een enkele volgende actie expliciet is.

• Drijfveren en principes: één drijfverenverklaring die je direct bewerkt, plus een lijst met principes en waarden. Elk kan als geëvalueerd worden gemarkeerd, en de app toont hoe lang geleden je ze voor het laatst hebt gelezen.
• Visie: items die beschrijven waar je naartoe gaat, elk gekoppeld aan de doelen die je daar brengen.
• Doelen: items gekoppeld aan een of meer aandachtsgebieden, zodat elk doel een thuisbasis heeft.
• Aandachtsgebieden: je rollen en verantwoordelijkheden, elk met de doelen die eraan gekoppeld zijn.
• Projecten dragen een aandachtsgebied, en taken horen bij projecten. Die koppeling geeft de evaluatie betekenis: vanuit elk project zie je welk gebied het dient, en vanuit elk gebied zie je wat er daadwerkelijk voor gebeurt.

Dezelfde structuur is beschikbaar op iPhone, iPad, Android en de webapp, op één account, in realtime gesynchroniseerd. Je kunt op zondag je gebieden bepalen op het grote scherm en op dinsdag vanaf je telefoon een project aan een ervan koppelen.

Je horizonten stap voor stap instellen in de app

Reken op ongeveer dertig minuten voor de eerste ronde. Werk van onder naar boven: eerst de gebieden, omdat die het makkelijkst te benoemen zijn en omdat doelen en projecten eraan hangen.

1. 1

   Lijst je aandachtsgebieden op

   Open Horizonten van Focus → Aandachtsgebieden en voeg per rol of verantwoordelijkheid een item toe: gezondheid, gezin, financiën, je team, een productlijn, professionele ontwikkeling. Streef naar zes tot twaalf. Als je voor een gebied niets actief doet, is het misschien geen gebied.

2. 2

   Koppel elk actief project aan een gebied

   Loop je projectlijst door en stel voor elk project het aandachtsgebied in. Projecten die nergens passen, krijgen nu een beslissing: maak het ontbrekende gebied aan, verplaats het project naar ooit/misschien, of laat het vallen.

3. 3

   Schrijf je doelen voor de komende één tot twee jaar

   Open Doelen en voeg elk gewenst resultaat toe, geformuleerd als een uitkomst ("de webversie lanceren", "een halve marathon lopen", "spaargeld voor zes maanden"). Koppel elk doel aan het gebied waartoe het behoort. Drie tot zeven doelen is ruim voldoende.

4. 4

   Geef elk doel minstens één project

   Een doel zonder project heeft geen volgende actie. Maak voor elk doel het eerste project aan, of koppel een bestaand project door het in hetzelfde gebied te plaatsen. Hier begint de hogere horizon werk op de grond op te leveren.

5. 5

   Beschrijf je visie

   Open Visie en schrijf hoe werk en leven eruitzien over drie tot vijf jaar, alsof het al waar is. Koppel de visie-items aan de doelen die daarnaartoe leiden. Als een doel geen enkele visie ondersteunt, vraag je je af of het echt van jou is.

6. 6

   Formuleer je drijfveren en principes

   Open Drijfveren, schrijf een of twee zinnen over waarom je doet wat je doet, en som de principes op die je niet zult inruilen. Markeer ze als geëvalueerd. Je leest ze bij elke maandevaluatie opnieuw.

Welke evaluatie kijkt naar welke horizon

De reden om de horizonten in dezelfde tool te modelleren als je acties, is de evaluatie. The Over Achiever heeft twee begeleide evaluaties, met een checklist die je stap voor stap afvinkt, en de maandelijkse is rond de horizonten gebouwd.

De wekelijkse evaluatie (acht stappen) blijft op het niveau van de grond en de projecten: losse eindjes vastleggen, je hoofd leegmaken, de inbox tot nul verhelderen, volgende acties evalueren, wachten-op evalueren, de agenda evalueren, projecten één voor één evalueren zodat elk een volgende actie heeft, ooit/misschien en ideeën evalueren.

De maandevaluatie (zes stappen) tilt de blik boven de landingsbaan uit:

1. 1

   Evalueer je aandachtsgebieden

   Krijgt elk gebied de aandacht die het verdient? Een gebied zonder project gedurende twee maanden is óf prima op zichzelf óf verwaarloosd; beslis wat het is.

2. 2

   Evalueer je doelen

   Vooruitgang geboekt? Doelen om aan te passen, toe te voegen of te archiveren? Een doel dat nog steeds geen project heeft, gaat naar ooit/misschien of krijgt er nu een.

3. 3

   Evalueer je visie

   Is dit nog steeds de richting die je wilt voor de komende drie tot vijf jaar?

4. 4

   Lees je drijfveren en principes

   Markeer ze als geëvalueerd, en vraag je af of de huidige projectenportefeuille ermee overeenstemt.

5. 5

   Controleer de projectenportefeuille

   Beëindig zombieprojecten, start wat er nu toe doet, op basis van wat de vier vorige stappen je net verteld hebben.

6. 6

   Vier de maand

   Afgeronde projecten en gewoontes: erken de successen voordat je de volgende reeks plant.

Beide evaluaties hebben een herinnering die je in de app instelt (een weekdag en tijdstip voor de wekelijkse evaluatie, een dag van de maand voor de maandelijkse), en de melding komt binnen op je telefoon.

Een uitgewerkt voorbeeld: vier gebieden, drie doelen, één drijfveer

Zo zouden de horizonten van een freelance ontwerper eruit kunnen zien eenmaal in het systeem. Merk op dat elk project een gebied heeft, elk doel een project heeft, en de visie slechts twee zinnen telt.

Twee projecten (belastingen, vakantie) dienen een gebied zonder een doel te dienen. Dat is normaal: gebieden worden onderhouden, doelen worden bereikt. Wat je wilt vermijden, is het omgekeerde: een doel zonder project eronder.

Veelgemaakte fouten bij het toevoegen van de hogere horizonten

• Te veel gebieden. Twintig gebieden is een to-dolijst in vermomming. Voeg samen totdat elk gebied een echte verantwoordelijkheid is die je zou herkennen in een functieomschrijving of een levensrol.
• Doelen geschreven als projecten. "De nieuwsbrief opzetten" is een project. "1.000 abonnees die hem openen" is een doel. Doelen beschrijven resultaten; projecten beschrijven opleveringen.
• Drijfveren wekelijks evalueren. De wekelijkse evaluatie dient om de landingsbaan schoon te houden. Je drijfveer elke week lezen verwatert hem; maandelijks is genoeg, en herschrijf hem eens per jaar.
• Alles aan alles koppelen. Een doel gekoppeld aan vijf gebieden dient er geen enkele echt. Eén gebied per doel, één of twee doelen per visie-item: houd de keten simpel genoeg om in één oogopslag te lezen.
• De viering overslaan. De laatste stap van de maandevaluatie bestaat om een reden: een systeem dat alleen maar laat zien wat ontbreekt, is een systeem dat je op den duur niet meer opent.

Veelgestelde vragen