Hoe voer je een GTD-weekevaluatie uit: de checklist en een doorloop van 45 minuten in de app

Waarom de wekelijkse evaluatie de ene niet-onderhandelbare gewoonte is

GTD werkt omdat je de lijsten kunt vertrouwen: wanneer alles waartoe je je verbonden hebt opgeschreven en actueel is, stopt je hoofd ermee te blijven herkauwen. Dat vertrouwen brokkelt dagelijks af. Vergaderingen creëren losse eindjes, een inbox-item glipt erdoorheen zonder volgende actie, een project loopt geruisloos leeg aan stappen, een wachten-op-item wordt nooit opgevolgd. Niets hiervan is een gebrek aan discipline; het is wat een week met een lijst doet.

De wekelijkse evaluatie is het onderhoud dat het systeem weer up-to-date maakt. Het is ook het enige moment waarop je naar het hele plaatje kijkt in plaats van naar de lijst van vandaag, en dat is waar je het project opmerkt dat moet worden losgelaten, het doel zonder actie eronder, de komende week die voorbereiding vraagt. Al het andere in GTD kan in fragmenten gebeuren; de evaluatie heeft een blok tijd nodig.

Als je maar één afspraak met jezelf per week aanhoudt, laat het deze zijn. Zet hem in de agenda als een echte vergadering, met een begintijd, een eindtijd en een plek.

De checklist: drie fasen, elf stappen

De checklist van David Allen kent drie fasen. Helder krijgen leegt elke inbox zodat er niets meer op de loer ligt. Actueel maken brengt elke lijst weer in lijn met de werkelijkheid. Creatief worden tilt je blik even op naar wat er verder nog kan komen. Print deze uit, of bewaar hem in de app, en vink af terwijl je gaat.

1. 1

   Helder krijgen — verzamel losse papieren en spullen

   Bonnetjes, notities, visitekaartjes, de dingen in je tas en op je bureau. Alles wat fysiek is, gaat in één in-bak.

2. 2

   Helder krijgen — breng alle inboxen naar nul

   E-mail, berichten, de inbox van de app, spraakmemo's. Verhelder elk item: wat is het, is het uitvoerbaar, wat is de volgende actie, waar hoort het thuis.

3. 3

   Helder krijgen — maak je hoofd leeg

   Schrijf alles op wat nog in je hoofd zit: zorgen, ideeën, halve beloftes. Als het in je hoofd zit, zit het nog niet in het systeem.

4. 4

   Actueel maken — evalueer de lijsten met volgende acties

   Vink af wat gedaan is, verwijder wat dood is, voeg de vervolgacties toe die een afgeronde actie heeft opgeleverd.

5. 5

   Actueel maken — evalueer de afgelopen agenda

   De afspraken van vorige week: hebben ze een actie, notitie of vervolg achtergelaten?

6. 6

   Actueel maken — evalueer de komende agenda

   De komende twee weken: wat moet voorbereid, geboekt of bevestigd worden voordat het zover is?

7. 7

   Actueel maken — evalueer wachten op

   Volg op wat achterstallig is, vink af wat binnen is, noteer wie jou nog wat verschuldigd is.

8. 8

   Actueel maken — evalueer de projectlijsten

   Eén project tegelijk: is het beoogde resultaat nog steeds juist, en heeft het minstens één volgende actie? Een project zonder actie is een project dat niet vooruitkomt.

9. 9

   Actueel maken — evalueer relevante checklists

   Terugkerende routines, reislijsten, onboardingstappen: alles wat deze week acties had moeten opleveren.

10. 10

    Creatief worden — evalueer ooit/misschien

    Iets om nu te activeren nu het leven er ruimte voor heeft? Iets om definitief te laten vallen?

11. 11

    Creatief worden — wees creatief en moedig

    Nieuwe ideeën, risicovolle projecten, dingen die je zou doen als de lijsten korter waren. Leg ze vast; beslis later.

Hoe lang het duurt, en wanneer je het doet

De eerste evaluaties duren negentig minuten of meer, omdat het systeem nog niet schoon is en elke lijst een grote schoonmaak nodig heeft. Dat is normaal, en het is niet de blijvende situatie. Na vier of vijf weken duurt een volledige evaluatie dertig tot vijfenveertig minuten; een expresversie, als de week rustig is geweest, past in twintig minuten.

Wanneer is minder belangrijk dan regelmaat. Vrijdagmiddag laat je de week afsluiten en maandag starten met een heldere lijst. Zondagavond past bij mensen wier week op papier begint voordat hij op het werk begint. Maandagochtend werkt als je hem beschermt tegen de eerste vergadering. Kies er één, plan hem in, en verplaats hem liever dan hem over te slaan wanneer er iets botst.

• Elke week hetzelfde tijdstip. Een evaluatie die drijft, is een evaluatie die wordt overgeslagen.
• Een plek met een groot scherm. Evalueren op een telefoon werkt in noodgevallen; de wekelijkse evaluatie is geen noodgeval. Ga zitten met de tablet of de webapp.
• Alles binnen handbereik. Agenda, inboxen, projectlijst, wachten-op-lijst, notitieboekje. In The Over Achiever zijn dat hetzelfde account, dus is dit één venster.
• Een vastgestelde eindtijd. Zet een timer. Een evaluatie zonder eind wordt planning, en daarna dagdromen.

De begeleide wekelijkse evaluatie in The Over Achiever, stap voor stap

The Over Achiever heeft een scherm Wekelijkse evaluatie met de checklist ingebouwd: acht stappen, elk met een instructie van één regel, die je onderweg als gedaan markeert. De acht stappen dekken de elf hierboven (de drie agenda- en checklistitems zijn samengevoegd), en het scherm zegt "Helder krijgen, actueel maken, creatief worden — één keer per week." Wanneer de laatste stap is afgevinkt, vertelt de app je dat het systeem actueel en betrouwbaar is. Hier is één doorloop, met de tijdsduur die voor de meeste mensen werkt.

1. 1

   Leg losse eindjes vast (5 min)

   Papieren, notities, bonnetjes — alles naar de Inbox. Voeg vanuit het evaluatiescherm alles wat fysiek is of half onthouden wordt, rechtstreeks toe aan de inbox van de app.

2. 2

   Maak je hoofd leeg (5 min)

   Leg alles vast wat nieuw in je hoofd zit. Typ snel, sorteer niet; sorteren is de volgende stap.

3. 3

   Verhelder de Inbox tot nul (10 min)

   Verwerk elk item: wat is het, is het uitvoerbaar? Geef elke actie een context, een project als het er een nodig heeft, en tijd of energie als die niet vanzelfsprekend zijn. Referentiemateriaal, ideeën en ooit/misschien-items gaan naar hun eigen lijsten.

4. 4

   Evalueer de lijsten met volgende acties (5 min)

   Markeer als gedaan, verwijder dode items, voeg vervolgacties toe. Gebruik het Doen-scherm op context om er snel doorheen te gaan.

5. 5

   Evalueer Wachten Op (3 min)

   Volg op wat achterstallig is, vink af wat binnen is. Als je persoonscontexten gebruikt, is dit ook het moment om de gesprekken van volgende week voor te bereiden.

6. 6

   Evalueer de agenda (5 min)

   De afgelopen week voor losse eindjes, de komende twee weken voor voorbereidende taken. Google Agenda-afspraken verschijnen naast je acties in de agenda van de app.

7. 7

   Evalueer Projecten, één voor één (10 min)

   Elk project heeft minstens ÉÉN volgende actie. Open de projectlijst en stop bij elk project dat er geen heeft: voeg de actie toe, parkeer het project in ooit/misschien, of sluit het af.

8. 8

   Evalueer Ooit/Misschien / Ideeën (2 min)

   Iets om te activeren? Iets om te laten vallen? Verplaats één item naar boven als er ruimte is; verwijder zonder schuldgevoel.

Stel de herinnering in vanuit het evaluatiescherm: een weekdag en een tijdstip, en de melding gaat af op de mobiele app. De eerste evaluatie van een nieuwe gewoonte is degene die het snelst wordt vergeten; daarvoor bestaat de herinnering.

Veelgemaakte fouten, en de oplossing voor elk

• Ooit/misschien overslaan. Het voelt optioneel, dus het wordt nooit geëvalueerd, dus het wordt een kerkhof dat je vermijdt. Twee minuten per week houdt het een echte lijst met opties.
• Wachten op niet evalueren. Gedelegeerd werk blijft jouw verantwoordelijkheid totdat het binnen is. Eén niet-opgevolgd item per week wordt een gemiste deadline per maand.
• Geen terugblik op de agenda. In de vergaderingen van vorige week verstoppen zich de meeste vergeten acties. Kijk terug voordat je vooruitkijkt.
• Projecten als lijst evalueren, niet één voor één. Een lijst met namen scannen levert niets op. Open elk project en stel de ene vraag: wat is de volgende fysieke actie?
• De evaluatie in planning veranderen. Beslissen wat je volgende week gaat doen, is niet de evaluatie; het is wat de evaluatie mogelijk maakt. Maak eerst de checklist af.
• Het op de telefoon doen tussen twee dingen door. De wekelijkse evaluatie heeft het grote scherm en het volle uur nodig. Verzamel de hele week op je telefoon; evalueer op de tablet of het web.
• Opgeven na week twee. Lange eerste evaluaties zijn de prijs van een vervuild systeem, geen teken dat de methode niet bij je past. Tegen week vijf duurt het veertig minuten.

De evaluatie die de meeste gidsen overslaan: de maandelijkse

De wekelijkse evaluatie houdt de landingsbaan schoon. Ze vraagt niet of je in de juiste richting vliegt — die vraag hoort bij de horizonten van focus: aandachtsgebieden, doelen, visie, drijfveren. Ze wekelijks evalueren verwatert ze; ze nooit evalueren laat projecten wegdrijven van wat je eigenlijk wilt. Eén keer per maand is het juiste ritme, en The Over Achiever heeft daarvoor een apart scherm Maandevaluatie, zes stappen met een eigen herinnering op een dag van de maand.

1. 1

   Evalueer je aandachtsgebieden

   Krijgt elk gebied de aandacht die het verdient?

2. 2

   Evalueer je doelen

   Vooruitgang geboekt? Doelen om aan te passen, toe te voegen of te archiveren?

3. 3

   Evalueer je visie

   Is dit nog steeds de richting die je wilt voor de komende drie tot vijf jaar?

4. 4

   Lees je drijfveren en principes

   Markeer ze als geëvalueerd — sluiten je projecten erop aan?

5. 5

   Controleer de projectenportefeuille

   Beëindig zombieprojecten, start wat er nu toe doet.

6. 6

   Vier de maand

   Afgeronde projecten en gewoontes — erken de successen.

Doe de maandevaluatie direct na een wekelijkse, bij de eerste evaluatie van de maand: de lijsten zijn schoon, zodat de hogere horizonten twintig minuten lang je volledige aandacht krijgen.

Veelgestelde vragen