Como fazer a revisão semanal GTD: a checklist e um percurso de 45 minutos na app

Porque a revisão semanal é o único hábito inegociável

O GTD funciona porque pode confiar nas listas: quando tudo aquilo a que se comprometeu está escrito e atualizado, a sua mente deixa de o repetir mentalmente. Essa confiança desgasta-se todos os dias. As reuniões criam pontas soltas, um elemento da caixa de entrada escapa sem uma próxima ação, um projeto fica sem passos discretamente, um elemento À espera de nunca é cobrado. Nada disto é uma falha de disciplina; é o que uma semana faz a uma lista.

A revisão semanal é a manutenção que repõe o sistema atualizado. É também o único momento em que olha para o quadro completo em vez da lista de hoje, e é aí que repara no projeto que devia ser abandonado, no objetivo sem nenhuma ação por baixo, na semana que se aproxima e precisa de preparação. Tudo o resto no GTD pode ser feito aos bocados; a revisão precisa de um bloco de tempo.

Se só mantiver um compromisso consigo próprio por semana, mantenha este. Ponha-o no calendário como uma reunião a sério, com hora de início, hora de fim e um lugar.

A checklist: três fases, onze passos

A checklist de David Allen tem três fases. Esclarecer esvazia todas as caixas de entrada para que nada fique escondido. Atualizar põe todas as listas ao corrente com a realidade. Ser criativo ergue o olhar por um instante para o que poderia vir a seguir. Imprima isto, ou mantenha-o na app, e vá marcando à medida que avança.

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   Esclarecer — reúna papéis e materiais soltos

   Recibos, notas, cartões de visita, o que está na mala e na secretária. Tudo o que é físico vai para uma só bandeja de entrada.

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   Esclarecer — ponha as caixas de entrada a zero

   E-mail, mensagens, a caixa de entrada da app, notas de voz. Esclareça cada elemento: o que é, é acionável, qual é a próxima ação, onde pertence.

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   Esclarecer — esvazie a cabeça

   Escreva tudo o que ainda tem na cabeça: preocupações, ideias, meias-promessas. Se está na sua cabeça, ainda não está no sistema.

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   Atualizar — reveja as listas de próximas ações

   Marque o que está feito, elimine o que está morto, acrescente os seguimentos que uma ação concluída criou.

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   Atualizar — reveja o calendário passado

   Os compromissos da semana passada: deixaram alguma ação, nota ou seguimento por tratar?

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   Atualizar — reveja o calendário seguinte

   As próximas duas semanas: o que precisa de ser preparado, reservado ou confirmado antes de chegar?

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   Atualizar — reveja À espera de

   Cobre o que está atrasado, marque o que chegou, anote quem lhe deve o quê.

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   Atualizar — reveja as listas de projetos

   Um projeto de cada vez: o resultado continua correto, e tem pelo menos uma próxima ação? Um projeto sem uma é um projeto que não vai avançar.

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   Atualizar — reveja as checklists relevantes

   Rotinas recorrentes, listas de viagem, passos de integração: tudo o que devia ter gerado ações esta semana.

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    Ser criativo — reveja algum dia/talvez

    Há algo a ativar agora que há espaço para isso? Algo a abandonar de vez?

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    Ser criativo — seja criativo e corajoso

    Novas ideias, projetos arriscados, coisas que faria se as listas fossem mais curtas. Capture-as; decida depois.

Quanto tempo demora, e quando a fazer

As primeiras revisões demoram noventa minutos ou mais, porque o sistema ainda não está limpo e todas as listas precisam de cirurgia. Isso é normal, e não é o estado permanente. Ao fim de quatro ou cinco semanas, uma revisão completa demora entre trinta e quarenta e cinco minutos; uma versão expresso, numa semana calma, cabe em vinte.

A altura importa menos do que a regularidade. A sexta-feira à tarde permite fechar a semana e começar a segunda-feira com uma lista limpa. O domingo à noite convém a quem começa a semana no papel antes de a começar no trabalho. A segunda-feira de manhã funciona se a proteger da primeira reunião. Escolha uma, marque-a, e adie-a em vez de a saltar quando algo colide.

• O mesmo horário todas as semanas. Uma revisão que flutua é uma revisão que se salta.
• Um sítio com um ecrã grande. Rever no telemóvel funciona numa emergência; a revisão semanal não é uma emergência. Sente-se com o tablet ou a app web.
• Tudo ao alcance da mão. Calendário, caixas de entrada, lista de projetos, lista À espera de, bloco de notas. No The Over Achiever é a mesma conta, por isso é uma só janela.
• Um fim definido. Ponha um temporizador. Uma revisão sem fim transforma-se em planeamento, e depois em devaneio.

A revisão semanal guiada no The Over Achiever, passo a passo

O The Over Achiever tem um ecrã de Revisão Semanal com a checklist integrada: oito passos, cada um com uma instrução de uma linha, que vai marcando como feitos à medida que avança. Os oito passos cobrem os onze acima (os três itens de calendário e checklist estão agregados), e o ecrã lê-se assim: "Esclarecer, atualizar, ser criativo — uma vez por semana." Quando o último passo é marcado, a app diz-lhe que o sistema está atualizado e é de confiança. Eis uma passagem, com o tempo que resulta para a maioria das pessoas.

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   Capture as pontas soltas (5 min)

   Papéis, notas, recibos — tudo para a Caixa de entrada. A partir do ecrã de revisão, acrescente qualquer coisa física ou meio esquecida diretamente na caixa de entrada da app.

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   Esvazie a cabeça (5 min)

   Capture tudo o que está de novo na sua mente. Escreva depressa, não organize; organizar é o passo seguinte.

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   Esclareça a Caixa de entrada até zero (10 min)

   Processe cada elemento: o que é, é acionável? Dê a cada ação um contexto, um projeto se precisar, e tempo ou energia se não forem óbvios. Referências, ideias e elementos de algum dia vão para as suas listas.

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   Reveja as listas de Próximas Ações (5 min)

   Marque como feito, elimine elementos mortos, acrescente seguimentos. Use o ecrã Fazer por contexto para os percorrer rapidamente.

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   Reveja À Espera De (3 min)

   Cobre o que está atrasado, assinale o que chegou. Se usa contextos de pessoa, é também aqui que prepara as conversas da próxima semana.

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   Reveja o calendário (5 min)

   Semana passada para pontas soltas, próximas duas semanas para tarefas de preparação. Os eventos do Google Calendar aparecem ao lado das suas ações na agenda da app.

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   Reveja os Projetos, um a um (10 min)

   Cada projeto tem pelo menos UMA próxima ação. Abra a lista de projetos e pare em todos os que não têm nenhuma: acrescente a ação, arquive o projeto em algum dia, ou encerre-o.

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   Reveja Algum Dia / Ideias (2 min)

   Há algo a ativar? Algo a abandonar? Suba um elemento se houver espaço; elimine sem culpa.

Defina o lembrete a partir do ecrã de revisão: um dia da semana e uma hora, e a notificação dispara na app móvel. A primeira revisão de um hábito novo é a que tem mais probabilidade de ser esquecida; o lembrete existe para essa.

Erros frequentes, e a correção para cada um

• Saltar algum dia/talvez. Parece opcional, por isso nunca é revisto, e torna-se um cemitério que evita. Dois minutos por semana mantêm-no uma lista real de opções.
• Não rever À espera de. O trabalho delegado continua a ser sua responsabilidade até chegar. Um elemento não cobrado numa semana torna-se um prazo perdido num mês.
• Não olhar para trás no calendário. As reuniões da semana passada são onde se escondem a maioria das ações esquecidas. Olhe para trás antes de olhar para a frente.
• Rever os projetos como uma lista, não um a um. Percorrer uma lista de nomes não encontra nada. Abra cada projeto e faça a única pergunta: qual é a próxima ação física?
• Transformar a revisão em planeamento. Decidir o que fazer na próxima semana não é a revisão; é o que a revisão torna possível. Termine primeiro a checklist.
• Fazê-la no telemóvel entre duas coisas. A revisão semanal precisa do ecrã grande e da hora inteira. Capture no telemóvel a semana toda; reveja no tablet ou na web.
• Desistir à segunda semana. As primeiras revisões longas são o preço de um sistema sujo, não um sinal de que o método não é para si. À quinta semana já são quarenta minutos.

A revisão que a maioria dos guias deixa de fora: a mensal

A revisão semanal mantém a pista limpa. Não pergunta se está a voar na direção certa — essa pergunta pertence aos horizontes de foco: áreas de responsabilidade, objetivos, visão, propósito. Revê-los todas as semanas dilui-os; nunca os rever deixa os projetos afastarem-se do que realmente quer. Uma vez por mês é o ritmo certo, e o The Over Achiever tem um ecrã de Revisão Mensal separado para isso, seis passos com o seu próprio lembrete num dia do mês.

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   Reveja as suas áreas de responsabilidade

   Cada área está a receber a atenção que merece?

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   Reveja os seus objetivos

   Houve progresso? Há objetivos a ajustar, acrescentar ou arquivar?

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   Reveja a sua visão

   É ainda a direção que quer para os próximos três a cinco anos?

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   Leia o seu propósito e os seus princípios

   Marque-os como revistos — os seus projetos estão alinhados?

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   Verificação do portefólio de projetos

   Elimine os projetos zombie, comece o que importa a seguir.

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   Celebre o mês

   Projetos concluídos e hábitos mantidos — reconheça as vitórias.

Faça a revisão mensal logo a seguir a uma semanal, na primeira revisão do mês: as listas estão limpas, por isso os horizontes superiores recebem toda a sua atenção durante vinte minutos.

Perguntas frequentes