Jak zrobić przegląd tygodniowy GTD: lista kontrolna i 45-minutowy przewodnik w aplikacji

Dlaczego przegląd tygodniowy to jedyny nawyk bez wyjątków

GTD działa, bo możesz ufać listom: gdy wszystko, do czego się zobowiązałeś, jest spisane i aktualne, twój umysł przestaje to powtarzać. To zaufanie wygasa codziennie. Spotkania tworzą luźne sprawy, element skrzynki odbiorczej prześlizguje się bez następnego działania, projekt po cichu kończy kroki, element Oczekujące nigdy nie jest przypilnowany. Nic z tego nie jest porażką dyscypliny; to po prostu to, co tydzień robi z listą.

Przegląd tygodniowy to konserwacja, która resetuje system do stanu aktualnego. To też jedyny moment, w którym patrzysz na cały obraz, a nie na dzisiejszą listę — właśnie wtedy zauważasz projekt, który powinien zostać porzucony, cel bez działania pod spodem, nadchodzący tydzień wymagający przygotowania. Wszystko inne w GTD można robić we fragmentach; przegląd potrzebuje bloku czasu.

Jeśli masz umówić się ze sobą tylko na jedno spotkanie w tygodniu, niech będzie to właśnie to. Wpisz je do kalendarza jak prawdziwe spotkanie, z godziną rozpoczęcia, godziną zakończenia i miejscem.

Lista kontrolna: trzy fazy, jedenaście kroków

Lista kontrolna Davida Allena ma trzy fazy. Uporządkuj umysł opróżnia każdą skrzynkę odbiorczą, by nic się nie czaiło. Zaktualizuj doprowadza każdą listę do zgodności z rzeczywistością. Pomyśl twórczo unosi wzrok na chwilę ku temu, co mogłoby być kolejne. Wydrukuj to albo trzymaj w aplikacji i odhaczaj w miarę postępu.

1. 1

   Uporządkuj umysł — zbierz luźne papiery i materiały

   Paragony, notatki, wizytówki, rzeczy w torbie i na biurku. Wszystko fizyczne trafia do jednej tacki wejściowej.

2. 2

   Uporządkuj umysł — doprowadź skrzynki do zera

   E-mail, wiadomości, skrzynka odbiorcza aplikacji, notatki głosowe. Wyjaśnij każdy element: co to jest, czy jest wykonalny, jakie jest następne działanie, gdzie należy.

3. 3

   Uporządkuj umysł — opróżnij głowę

   Zapisz wszystko, co wciąż siedzi ci w głowie: zmartwienia, pomysły, niedotrzymane obietnice. Jeśli jest w głowie, jeszcze nie jest w systemie.

4. 4

   Zaktualizuj — przejrzyj listy następnych działań

   Odhacz zrobione, usuń nieaktualne, dodaj kolejne kroki, które wygenerowało ukończone działanie.

5. 5

   Zaktualizuj — przejrzyj miniony kalendarz

   Spotkania minionego tygodnia: czy zostawiły po sobie jakieś działanie, notatkę albo sprawę do dopilnowania?

6. 6

   Zaktualizuj — przejrzyj nadchodzący kalendarz

   Najbliższe dwa tygodnie: co trzeba przygotować, zarezerwować albo potwierdzić, zanim nadejdzie?

7. 7

   Zaktualizuj — przejrzyj Oczekujące

   Przypilnuj zaległości, odhacz to, co dotarło, zanotuj, kto jest ci coś winien.

8. 8

   Zaktualizuj — przejrzyj listy projektów

   Jeden projekt na raz: czy wynik jest wciąż właściwy i czy projekt ma co najmniej jedno następne działanie? Projekt bez niego to projekt, który się nie ruszy.

9. 9

   Zaktualizuj — przejrzyj odpowiednie listy kontrolne

   Powtarzalne rutyny, listy podróżne, kroki wdrożeniowe: wszystko, co powinno wygenerować działania w tym tygodniu.

10. 10

    Pomyśl twórczo — przejrzyj Kiedyś/może

    Jest coś do aktywowania teraz, gdy życie zrobiło na to miejsce? Coś do porzucenia na dobre?

11. 11

    Pomyśl twórczo — bądź twórczy i odważny

    Nowe pomysły, ryzykowne projekty, rzeczy, które zrobiłbyś, gdyby listy były krótsze. Zapisz je; zdecydujesz później.

Ile to trwa i kiedy to robić

Pierwsze przeglądy trwają dziewięćdziesiąt minut albo dłużej, bo system nie jest jeszcze uporządkowany i każda lista wymaga operacji chirurgicznej. To normalne i nie jest stanem docelowym. Po czterech, pięciu tygodniach pełny przegląd zajmuje trzydzieści do czterdziestu pięciu minut; wersja ekspresowa, gdy tydzień był spokojny, mieści się w dwudziestu.

Kiedy liczy się mniej niż regularność. Piątkowe popołudnie pozwala zamknąć tydzień i zacząć poniedziałek z czystą listą. Niedzielny wieczór pasuje osobom, których tydzień zaczyna się na papierze, zanim zacznie się w pracy. Poniedziałkowy poranek działa, jeśli chronisz go przed pierwszym spotkaniem. Wybierz jeden termin, zarezerwuj go i przekładaj, zamiast pomijać, gdy coś się zderzy.

• Ten sam slot co tydzień. Przegląd, który pływa w czasie, to przegląd, który się pomija.
• Miejsce z dużym ekranem. Przegląd na telefonie sprawdza się w sytuacji awaryjnej; przegląd tygodniowy nią nie jest. Usiądź z tabletem albo aplikacją webową.
• Wszystko w zasięgu ręki. Kalendarz, skrzynki odbiorcze, lista projektów, lista Oczekujące, notatnik. W The Over Achiever to to samo konto, więc to jedno okno.
• Wyznaczony koniec. Ustaw minutnik. Przegląd bez końca zamienia się w planowanie, a potem w marzenia na jawie.

Prowadzony przegląd tygodniowy w The Over Achiever, krok po kroku

The Over Achiever ma ekran Przegląd tygodniowy z wbudowaną listą kontrolną: osiem kroków, każdy z jednolinijkową instrukcją, które oznaczasz jako zrobione w miarę postępu. Osiem kroków obejmuje jedenaście powyższych (trzy elementy kalendarza i list kontrolnych są połączone), a ekran głosi: „Uporządkuj umysł, zaktualizuj, pomyśl twórczo — raz w tygodniu”. Gdy ostatni krok jest odhaczony, aplikacja informuje, że system jest aktualny i wiarygodny. Oto jedno podejście, z czasami, które sprawdzają się u większości osób.

1. 1

   Zbierz luźne sprawy (5 min)

   Papiery, notatki, paragony — wszystko do Skrzynki odbiorczej. Z ekranu przeglądu dodaj wprost do skrzynki aplikacji wszystko fizyczne albo na wpół zapamiętane.

2. 2

   Opróżnij głowę (5 min)

   Zbierz wszystko nowe, co siedzi ci w głowie. Pisz szybko, nie porządkuj; porządkowanie to następny krok.

3. 3

   Doprowadź skrzynkę odbiorczą do zera (10 min)

   Przetwórz każdy element: co to jest, czy jest wykonalny? Nadaj każdemu działaniu kontekst, projekt, jeśli tego potrzebuje, oraz czas lub energię, jeśli nie są oczywiste. Materiały referencyjne, pomysły i elementy Kiedyś/może trafiają na swoje listy.

4. 4

   Przejrzyj listy następnych działań (5 min)

   Oznacz zrobione, usuń nieaktualne, dodaj kolejne kroki. Skorzystaj z ekranu Działaj według kontekstu, by przejść przez nie szybko.

5. 5

   Przejrzyj Oczekujące (3 min)

   Przypilnuj zaległości, odhacz to, co dotarło. Jeśli używasz kontekstów osób, to również moment na przygotowanie rozmów na przyszły tydzień.

6. 6

   Przejrzyj kalendarz (5 min)

   Miniony tydzień w poszukiwaniu luźnych spraw, najbliższe dwa tygodnie w poszukiwaniu zadań przygotowawczych. Wydarzenia z Kalendarza Google pojawiają się obok twoich działań w harmonogramie aplikacji.

7. 7

   Przejrzyj projekty, jeden po drugim (10 min)

   Każdy projekt ma co najmniej JEDNO następne działanie. Otwórz listę projektów i zatrzymaj się przy każdym, który go nie ma: dodaj działanie, przełóż projekt do Kiedyś/może albo go zamknij.

8. 8

   Przejrzyj Kiedyś/może i pomysły (2 min)

   Coś do aktywowania? Coś do porzucenia? Przesuń jedną pozycję wyżej, jeśli jest miejsce; usuwaj bez poczucia winy.

Ustaw przypomnienie z ekranu przeglądu: dzień tygodnia i godzinę, a powiadomienie przychodzi w aplikacji mobilnej. Pierwszy przegląd nowego nawyku jest tym, o którym najłatwiej zapomnieć; przypomnienie istnieje właśnie dla niego.

Typowe błędy i sposób na każdy z nich

• Pomijanie Kiedyś/może. Wydaje się opcjonalne, więc nigdy nie jest przeglądane, więc zamienia się w cmentarzysko, którego unikasz. Dwie minuty w tygodniu utrzymują je jako prawdziwą listę opcji.
• Brak przeglądu Oczekujące. Delegowana praca wciąż jest twoją odpowiedzialnością, dopóki nie zostanie zrealizowana. Jeden nieprzypilnowany element w tygodniu zmienia się w przegapiony termin w miesiącu.
• Brak spojrzenia wstecz w kalendarzu. Spotkania minionego tygodnia to miejsce, gdzie kryje się większość zapomnianych działań. Spójrz wstecz, zanim spojrzysz w przód.
• Przeglądanie projektów jako listy, a nie jeden po drugim. Przebieganie wzrokiem po liście nazw niczego nie znajduje. Otwórz każdy projekt i zadaj jedno pytanie: jakie jest następne fizyczne działanie?
• Zamienianie przeglądu w planowanie. Decydowanie, co robić w przyszłym tygodniu, to nie przegląd; to coś, co przegląd umożliwia. Najpierw skończ listę kontrolną.
• Robienie go na telefonie między dwiema sprawami. Przegląd tygodniowy potrzebuje dużego ekranu i pełnej godziny. Zbieraj na telefonie przez cały tydzień; przeglądaj na tablecie albo w wersji webowej.
• Poddawanie się po drugim tygodniu. Długie pierwsze przeglądy to cena za zabałaganiony system, nie znak, że metoda ci nie pasuje. Do piątego tygodnia to czterdzieści minut.

Przegląd, który pomija większość poradników: miesięczny

Przegląd tygodniowy utrzymuje czysty pas startowy. Nie pyta, czy lecisz w dobrym kierunku — to pytanie należy do horyzontów skupienia: obszarów odpowiedzialności, celów, wizji, celu nadrzędnego. Przeglądanie ich co tydzień je rozwadnia; nieprzeglądanie ich nigdy pozwala projektom dryfować z dala od tego, czego naprawdę chcesz. Raz w miesiącu to właściwy rytm, a The Over Achiever ma dla niego osobny ekran Przegląd miesięczny, sześć kroków z własnym przypomnieniem w wybranym dniu miesiąca.

1. 1

   Przejrzyj swoje obszary odpowiedzialności

   Czy każdy obszar dostaje uwagę, na jaką zasługuje?

2. 2

   Przejrzyj swoje cele

   Są postępy? Cele do skorygowania, dodania albo zarchiwizowania?

3. 3

   Przejrzyj swoją wizję

   Czy to nadal kierunek, którego chcesz na najbliższe trzy do pięciu lat?

4. 4

   Przeczytaj swój cel nadrzędny i zasady

   Oznacz je jako przejrzane — czy twoje projekty są z nimi zgodne?

5. 5

   Sprawdź portfolio projektów

   Zabij projekty zombie, uruchom to, co liczy się dalej.

6. 6

   Uczcij miniony miesiąc

   Zakończone projekty i utrzymane nawyki — doceń sukcesy.

Zrób przegląd miesięczny zaraz po tygodniowym, przy pierwszym przeglądzie miesiąca: listy są czyste, więc wyższe horyzonty dostają pełną uwagę przez dwadzieścia minut.

Najczęstsze pytania