GTD en Google Agenda: wat hoort in de agenda, wat blijft op je lijsten, en hoe je beide op één scherm ziet

De agenda is het harde landschap: drie dingen horen erin

In GTD heeft de agenda één taak: bevatten wat op een specifieke dag of tijdstip moet gebeuren. David Allen noemt het het harde landschap, omdat het het vaste terrein van je week is waaromheen al het andere beweegt. Drie soorten items horen daarin, en alleen die drie.

• Tijdsgebonden acties. Afspraken: een vergadering om 10:00, een gesprek om 15:30, een trein om 07:12. Ze gebeuren op dat tijdstip of worden heronderhandeld; er is geen derde optie.
• Dagsgebonden acties. Dingen die op een bepaalde dag moeten gebeuren, maar niet op een specifiek uur: het rapport op vrijdag inleveren, de school bellen op de dag dat ze weer opengaat, de auto dinsdag wegbrengen. Ze staan bovenaan de dag in plaats van in een tijdslot.
• Dagsgebonden informatie. Geen acties, maar dingen die je die dag wilt weten: het adres van de locatie, het feit dat een collega afwezig is, een verjaardag, de openingstijden van een winkel. De agenda is de juiste plek omdat je die dag toch al bekijkt.

De regel die de agenda betrouwbaar maakt: als het in de agenda staat, gebeurt het die dag, of je verplaatst het bewust. Niets erin is optioneel. Zodra je dingen van de ene dag naar de volgende laat glijden, wordt de agenda een verlanglijstje en geloof je hem niet meer.

Wat uit de agenda moet blijven

De fout die bijna iedereen maakt, is de agenda als dagelijkse to-dolijst gebruiken: zondagavond worden twaalf volgende acties op maandag gezet, maandag brengt drie ongeplande onderbrekingen, negen acties rollen door naar dinsdag, en tegen woensdag is de agenda een monument voor wat niet is gebeurd. GTD is hier duidelijk over: volgende acties horen op contextlijsten, niet op dagen, precies omdat je zondag niet kunt weten wat maandag brengt.

Het onderscheid dat dit verheldert, is dat tussen een deadline en een afspraak. 'Stuur het voorstel voor de 30e' heeft een streefdatum, en die streefdatum is het waard om vast te leggen, maar het werk zelf kan op elk van de tien dagen ervoor gebeuren. Het hoort op je lijst met volgende acties met de streefdatum erbij, en de agenda krijgt hooguit een dagsgebonden notitie op de 30e. Het werk op een gekozen dag zetten, verandert een flexibele verplichting in een nepafspraak, en nepafspraken zijn wat je leert echte afspraken te negeren.

• 'Dit zou ik graag dinsdag doen.' Een voorkeur, geen beperking. Het blijft op de lijst; je kiest het op dinsdag als dinsdag het toelaat.
• Volgende acties zonder enige datum. Het merendeel van je systeem. Ze leven op basis van context, energie en beschikbare tijd, en je kiest er op het moment zelf uit; zie de gids over contexten, energie en tijd.
• Herinneringen aan dingen die je misschien wilt doen. Ooit/misschien is een lijst, geen terugkerend agenda-item dat je elke week wegklikt.
• Hele projecten. 'Website herontwerpen' is geen gebeurtenis. De volgende actie ervan staat op een lijst; een vergadering erover is een afspraak.

Timeblocking en GTD: een werkbaar bestand

Timeblocking, het reserveren van een tijdslot in de agenda om aan iets te werken, lijkt een overtreding van alles hierboven, en slecht uitgevoerd is dat ook zo. Goed uitgevoerd is het simpelweg een vierde soort agenda-item: een afspraak met jezelf. Het verschil zit in of je hem nakomt zoals een afspraak met iemand anders. Als een blok genaamd 'Kwartaalrapport, 09:00–11:00' net zo vast staat als een klantgesprek, hoort het in de agenda. Als het een hoop is, hoort het er niet in.

Drie gewoontes houden timeblocking verenigbaar met GTD. Blokkeer het project of het resultaat, niet de lijst met acties: het blok zegt 'kwartaalrapport', en wanneer het zover is, open je het project en kies je de volgende actie uit de lijst, die sinds je planning veranderd kan zijn. Blokkeer alleen wat een beschermd tijdsblok nodig heeft: diepgaand werk, een taak die twee ononderbroken uren vergt, voorbereiding op een vaste gebeurtenis. En evalueer de blokken eerlijk tijdens de wekelijkse evaluatie: een blok dat je drie weken op rij hebt overgeslagen, is geen verplichting, en doen alsof het dat wel is, beschadigt de hele agenda.

Een goede test: zou je een vergaderverzoek afwijzen dat bovenop dit blok terechtkomt? Zo ja, dan is het een afspraak en hoort het in de agenda. Als je het blok zonder nadenken zou verplaatsen, houd het werk dan op de lijst en laat de dag vrij.

De tickler: dingen die je later wilt zien, niet nu

Sommige dingen zijn nog niet aan de beurt en nog niet uitvoerbaar, maar je wilt ze op een bepaalde dag weer voor je krijgen: de verlenging waarover je in maart beslist, de opvolging die je over twee weken beloofd hebt, het idee om terug te bekijken zodra de lancering voorbij is. Het antwoord van GTD is de tickler, van oorsprong een set van 43 mappen, één per dag van de maand en één per maand, waarin je een notitie liet vallen en vergat tot de dag aanbrak.

In een digitaal systeem is de tickler een startdatum. Het item bestaat, het staat buiten je actieve lijsten zodat het je keuzes niet vertroebelt, en het duikt weer op op de dag die je gekozen hebt. In The Over Achiever is dit de status Uitstellen tot datum: geef de taak een startdatum en hij blijft uit de weg tot die dag, wanneer hij verschijnt in Vandaag samen met de rest van de taken van die dag. Als de startdatum ook een tijdstip heeft, stuurt de app op dat moment een herinnering. De tickler is wat je in staat stelt de agenda schoon te houden: in plaats van een dagsgebonden item 'denk aan het verlengen van het huurcontract', duikt de taak zelf op wanneer het zover is.

Google Agenda in The Over Achiever, stap voor stap

Het systeem hierboven heeft twee dingen naast elkaar nodig: het harde landschap, dat voor de meeste mensen in Google Agenda leeft, en de lijsten, die in de GTD-app leven. De hele dag schakelen tussen twee vensters is precies hoe de agenda genegeerd raakt. The Over Achiever toont je Google Agenda-afspraken op dezelfde schermen als je acties, in Vandaag en in Agenda, zonder je agenda ergens naartoe te verplaatsen. Zo stel je het in in de webapp.

1. 1

   Koppel je Google-account

   Open het agenda-icoon in Vandaag of Agenda, of ga naar Instellingen → Agenda-accounts, en klik op Koppelen. Google vraagt je om leestoegang tot je agenda's goed te keuren; de app vraagt alleen alleen-lezen-toestemming en niets meer. Je keurt het één keer goed, en de afspraken blijven laden bij latere bezoeken.

2. 2

   Kies welke agenda's je wilt tonen

   Elke agenda van het account verschijnt met zijn kleur: persoonlijk, werk, gedeelde teamagenda's, verjaardagen, feestdagen. Vink aan wat je wilt zien en laat de rest uitgevinkt. De selectie wordt onthouden voor je volgende bezoeken.

3. 3

   Voeg meer accounts toe als je die hebt

   Gebruik Agenda-account toevoegen om een tweede Google-account te koppelen, of een Outlook-/Microsoft 365-account, en vink de agenda's op dezelfde manier aan. Een Google Workspace-agenda van je werk en een persoonlijke kunnen samen getoond worden.

4. 4

   Bekijk Vandaag

   Het scherm Vandaag toont de afspraken van de dag links, in een dagweergave met het huidige uur gemarkeerd, en de taken van de dag rechts: alles met een start- of streefdatum vandaag. Het harde landschap en de acties van de dag op één scherm, precies wat GTD vraagt van een ochtendblik.

5. 5

   Gebruik Agenda voor het bredere overzicht

   Agenda toont dezelfde afspraken met weergaven Dag, Week, Werkweek, Maand, Agendalijst en Tijdlijn, plus optionele weeknummers. Hier kijk je twee weken vooruit tijdens de wekelijkse evaluatie. Hele-dag-afspraken worden getoond, en de videobel-link van een vergadering blijft bewaard, zodat je vandaaruit kunt deelnemen.

6. 6

   Maak je eigen afspraken in de app

   Een taak met een begintijd en een eindtijd wordt een afspraak in de app: hij wordt als een gekleurd blok getekend op Vandaag en Agenda naast de Google-afspraken. Gebruik dit voor blokken en verplichtingen die je liever binnen je GTD-systeem houdt; Google Agenda blijft de thuisbasis van al het andere.

7. 7

   Op iPhone en iPad

   De mobiele app leest de agenda's van het apparaat in plaats van rechtstreeks met Google te verbinden. Voeg je Google-account één keer toe aan de iOS Agenda-app, en de afspraken verschijnen op dezelfde manier in Vandaag en Agenda van The Over Achiever, met dezelfde keuze welke agenda's te tonen.

De integratie werkt in één richting: The Over Achiever leest je Google Agenda en toont hem; hij schrijft er nooit naar. Afspraken die je in de app maakt, blijven in de app, en alleen jij raakt je Google Agenda aan. Als je een gebeurtenis ook in Google Agenda nodig hebt, maak hem daar aan en houd de actie op je lijst.

De agenda in de wekelijkse evaluatie

De wekelijkse evaluatie is waar de agenda en de lijsten met elkaar in overeenstemming worden gebracht, en ze heeft niet voor niets een agendastap: in de vergaderingen van vorige week verstoppen zich de meeste vergeten acties, en in de komende twee weken beginnen de meeste vermijdbare haastklussen. De begeleide wekelijkse evaluatie van The Over Achiever heeft 'Evalueer de agenda' als zesde stap, en met de afspraken op hetzelfde scherm duurt dit ongeveer vijf minuten.

• Kijk één week terug. Voor elke vergadering of gebeurtenis: leverde ze een actie, een notitie, iets om op te bergen, iemand om op te volgen op? Leg het nu vast; het gaat naar de inbox of rechtstreeks naar een lijst.
• Kijk twee weken vooruit. Voor elke vaste gebeurtenis: wat moet ervoor voorbereid, geboekt, geprint, bevestigd of gelezen worden? Elk antwoord is een volgende actie, mogelijk met een streefdatum de dag ervoor.
• Controleer je eigen blokken. Welke afspraken met jezelf heb je nagekomen? Verplaats of verwijder de andere; laat ze niet als decoratie staan.
• Controleer dagsgebonden informatie. Reizen, adressen, deadlines genoteerd op een dag: ontbreekt er iets voor de komende twee weken?

Een typische week: wat hoort waar

De hele discipline past in één tabel. Wanneer er iets nieuws binnenkomt, vraag je je af bij welke rij het hoort, en het gaat naar één plek, niet twee.

Veelgestelde vragen