GTD e Google Calendar: cosa va sul calendario, cosa resta nelle liste, e come vedere entrambi in una sola schermata

Il calendario è il paesaggio fisso: tre cose ci vanno sopra

In GTD il calendario ha un solo compito: contenere ciò che deve accadere in un giorno specifico o a un'ora specifica. David Allen lo chiama il paesaggio fisso, perché è il terreno immutabile della tua settimana attorno a cui si muove tutto il resto. Tre tipi di voce vi appartengono, e solo tre.

• Azioni legate a un'ora. Appuntamenti: una riunione alle 10:00, una chiamata alle 15:30, un treno alle 07:12. Accadono a quell'ora oppure vengono rinegoziati; non c'è una terza opzione.
• Azioni legate a un giorno. Cose che devono essere fatte in un giorno preciso ma senza un'ora particolare: consegnare il rapporto venerdì, chiamare la scuola il giorno in cui riapre, portare l'auto in officina martedì. Stanno in cima al giorno invece che in una fascia oraria.
• Informazioni legate a un giorno. Non azioni, ma cose che vorrai sapere quel giorno: l'indirizzo della location, il fatto che un collega è assente, un compleanno, gli orari di apertura di un negozio. Il calendario è il posto giusto perché quel giorno lo guarderai comunque.

La regola che rende il calendario affidabile: se è sul calendario, accade quel giorno, oppure lo sposti deliberatamente. Niente su di esso è facoltativo. Nel momento in cui lasci scivolare le cose da un giorno all'altro, il calendario diventa una lista dei desideri e smetti di crederci.

Cosa deve restare fuori dal calendario

L'errore che commettono quasi tutti è usare il calendario come lista di cose da fare quotidiana: la domenica sera, dodici azioni successive vengono lasciate cadere sul lunedì, il lunedì porta tre interruzioni non pianificate, nove azioni slittano al martedì, e per mercoledì il calendario è un monumento a ciò che non è accaduto. GTD è netto su questo: le azioni successive vanno nelle liste di contesto, non sui giorni, proprio perché non puoi sapere di domenica cosa porterà il lunedì.

La distinzione che chiarisce tutto è tra una scadenza e un appuntamento. «Inviare la proposta entro il 30» ha una data di scadenza, ed è utile registrarla, ma il lavoro stesso può avvenire in uno qualsiasi dei dieci giorni precedenti. Appartiene alla tua lista di azioni successive con la scadenza allegata, e il calendario riceve al massimo una nota legata al giorno 30. Mettere il lavoro in un giorno scelto trasforma un impegno flessibile in un falso appuntamento, e i falsi appuntamenti sono ciò che ti insegna a ignorare quelli veri.

• «Mi piacerebbe farlo martedì.» Una preferenza, non un vincolo. Resta sulla lista; la sceglierai martedì se martedì lo permette.
• Azioni successive senza alcuna data. Il grosso del tuo sistema. Vivono per contesto, energia e tempo disponibile, e scegli tra loro nel momento; vedi la guida a contesti, energia e tempo.
• Promemoria di cose che potresti voler fare. Un giorno/forse è una lista, non una voce ricorrente del calendario che liquidi ogni settimana.
• Progetti interi. «Redesign del sito» non è un evento. La sua azione successiva è su una lista; una riunione a riguardo è un appuntamento.

Time blocking e GTD: una tregua praticabile

Il time blocking, riservare uno spazio nel calendario per lavorare su qualcosa, sembra una violazione di tutto quanto sopra, e fatto male lo è. Fatto bene è semplicemente un quarto tipo di voce di calendario: un appuntamento con te stesso. La differenza sta nel se lo onorerai come un incontro con un'altra persona. Se un blocco chiamato «Rapporto trimestrale, 09:00–11:00» è fisso quanto una chiamata con un cliente, appartiene al calendario. Se è una speranza, no.

Tre abitudini mantengono il time blocking compatibile con GTD. Blocca il progetto o il risultato, non la lista delle azioni: il blocco dice «rapporto trimestrale», e quando arriva il momento apri il progetto e scegli l'azione successiva dalla lista, che potrebbe essere cambiata da quando l'hai pianificata. Blocca solo ciò che richiede uno spazio protetto: lavoro profondo, un'attività che richiede due ore ininterrotte, la preparazione per un evento fisso. E rivedi i blocchi onestamente nella revisione settimanale: un blocco che hai saltato per tre settimane di fila non è un impegno, e far finta che lo sia danneggia l'intero calendario.

Un buon test: rifiuteresti una richiesta di riunione che cade sopra questo blocco? Se sì, è un appuntamento e appartiene al calendario. Se sposteresti il blocco senza pensarci due volte, tieni il lavoro sulla lista e lascia libero il giorno.

Il tickler: cose che vuoi rivedere più tardi, non ora

Alcune cose non hanno una scadenza e non sono ancora realizzabili, ma vuoi che ti si ripresentino in un certo giorno: il rinnovo su cui deciderai a marzo, il follow-up che hai promesso di fare tra due settimane, l'idea da riconsiderare una volta finito il lancio. La risposta di GTD è il tickler, storicamente un insieme di 43 cartelle, una per ogni giorno del mese e una per ogni mese, in cui lasciavi un appunto e lo dimenticavi fino al giorno stabilito.

In un sistema digitale il tickler è una data di inizio. L'elemento esiste, è fuori dalle tue liste attive così non ingombra le tue scelte, e riappare il giorno che hai scelto. In The Over Achiever questo è lo stato Rinvia a data: dai all'attività una data di inizio e resta fuori dai piedi fino a quel giorno, quando compare in Oggi con il resto delle attività di quel giorno. Se la data di inizio ha anche un'ora, l'app invia un promemoria in quel momento. Il tickler è ciò che ti permette di tenere pulito il calendario: invece di una voce legata al giorno «pensare al rinnovo del contratto d'affitto», è l'attività stessa a riemergere quando è il momento.

Google Calendar in The Over Achiever, passo dopo passo

Il sistema sopra descritto richiede due cose fianco a fianco: il paesaggio fisso, che per la maggior parte delle persone vive in Google Calendar, e le liste, che vivono nell'app GTD. Passare da una finestra all'altra tutto il giorno è il modo in cui il calendario finisce per essere ignorato. The Over Achiever mostra gli eventi del tuo Google Calendar sulle stesse schermate delle tue azioni, in Oggi e in Agenda, senza spostare il tuo calendario da nessuna parte. Ecco come impostarlo nell'app web.

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   Collega il tuo account Google

   Apri l'icona del calendario in Oggi o Agenda, oppure vai su Impostazioni → Account calendario, e clicca Collega. Google ti chiede di approvare l'accesso in lettura ai tuoi calendari; l'app richiede solo il permesso di sola lettura e nient'altro. Approvi una volta, e gli eventi continuano a caricarsi nelle visite successive.

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   Scegli quali calendari mostrare

   Ogni calendario dell'account appare con il proprio colore: personale, lavoro, calendari di team condivisi, compleanni, festività. Spunta quelli che vuoi vedere e lascia gli altri non spuntati. La selezione viene ricordata per le tue prossime visite.

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   Aggiungi altri account se ne hai

   Usa Aggiungi account calendario per collegare un secondo account Google, oppure un account Outlook / Microsoft 365, e spunta i suoi calendari allo stesso modo. Un calendario Google Workspace del lavoro e uno personale possono essere mostrati insieme.

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   Guarda Oggi

   La schermata Oggi ha gli eventi della giornata a sinistra, in una vista giornaliera con l'ora corrente segnata, e le attività della giornata a destra: tutto ciò che ha una data di inizio o di scadenza oggi. Il paesaggio fisso e le azioni della giornata in un'unica schermata, esattamente ciò che GTD chiede a un'occhiata mattutina.

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   Usa Agenda per la vista più ampia

   Agenda mostra gli stessi eventi con le viste Giorno, Settimana, Settimana lavorativa, Mese, Elenco agenda e Timeline, più i numeri di settimana opzionali. È qui che guardi due settimane avanti durante la revisione settimanale. Gli eventi per tutto il giorno sono mostrati, e il link della videochiamata di una riunione viene conservato, così puoi partecipare da lì.

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   Crea i tuoi appuntamenti nell'app

   Un'attività con un'ora di inizio e un'ora di fine diventa un appuntamento nell'app: viene disegnata come un blocco colorato in Oggi e Agenda accanto agli eventi Google. Usala per blocchi e impegni che preferisci tenere dentro il tuo sistema GTD; Google Calendar resta la casa di tutto il resto.

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   Su iPhone e iPad

   L'app mobile legge i calendari del dispositivo invece di collegarsi direttamente a Google. Aggiungi il tuo account Google all'app Calendario di iOS una volta, e i suoi eventi appaiono in Oggi e Agenda di The Over Achiever allo stesso modo, con la stessa scelta di quali calendari mostrare.

L'integrazione è a senso unico: The Over Achiever legge il tuo Google Calendar e lo mostra; non ci scrive mai. Gli appuntamenti che crei nell'app restano nell'app, e il tuo Google Calendar viene toccato solo da te. Se ti serve un evento anche su Google Calendar, crealo lì e tieni l'azione sulla tua lista.

Il calendario nella revisione settimanale

La revisione settimanale è dove calendario e liste vengono riconciliati, e ha un passaggio dedicato al calendario per un motivo: le riunioni della settimana scorsa sono dove si nascondono la maggior parte delle azioni dimenticate, e le prossime due settimane sono dove iniziano la maggior parte delle corse evitabili. La revisione settimanale guidata di The Over Achiever ha "Rivedi il calendario" come sesto passaggio, e con gli eventi sulla stessa schermata richiede circa cinque minuti.

• Guarda indietro di una settimana. Per ogni riunione o evento: ha lasciato un'azione, una nota, qualcosa da archiviare, qualcuno da ricontattare? Catturalo ora; va nella casella di posta o direttamente in una lista.
• Guarda avanti di due settimane. Per ogni evento fisso: cosa va preparato, prenotato, stampato, confermato o letto prima? Ogni risposta è un'azione successiva, magari con una scadenza il giorno prima.
• Controlla i tuoi blocchi. Quali appuntamenti con te stesso hai mantenuto? Sposta o elimina quelli che non hai rispettato; non lasciarli come decorazione.
• Controlla le informazioni legate a un giorno. Viaggi, indirizzi, scadenze annotate in un giorno: manca qualcosa per le prossime due settimane?

Una settimana tipica: cosa va dove

Tutta la disciplina sta in un'unica tabella. Quando arriva qualcosa di nuovo, chiediti a quale riga appartiene, e va in un solo posto, non in due.

Domande frequenti