GTD i Kalendarz Google: co należy do kalendarza, co zostaje na listach, i jak zobaczyć oba na jednym ekranie

Kalendarz to twardy krajobraz: trzy rzeczy, które do niego trafiają

W GTD kalendarz ma jedno zadanie: zawierać to, co musi się wydarzyć konkretnego dnia albo o konkretnej godzinie. David Allen nazywa to twardym krajobrazem, bo to stały teren twojego tygodnia, wokół którego porusza się wszystko inne. Należą do niego trzy rodzaje wpisów, i tylko trzy.

• Działania przypisane do godziny. Spotkania: zebranie o 10:00, rozmowa o 15:30, pociąg o 7:12. Dzieją się o tej godzinie albo są renegocjowane; nie ma trzeciej opcji.
• Działania przypisane do dnia. Rzeczy, które muszą się wydarzyć danego dnia, ale bez konkretnej godziny: oddać raport w piątek, zadzwonić do szkoły w dniu, gdy się otwiera, oddać samochód do serwisu we wtorek. Umieszcza się je na górze danego dnia, a nie w przedziale godzinowym.
• Informacje przypisane do dnia. Nie działania, ale rzeczy, które chcesz znać tego dnia: adres miejsca spotkania, informacja, że kolega jest nieobecny, urodziny, godziny otwarcia sklepu. Kalendarz jest właściwym miejscem, bo i tak spojrzysz na ten dzień.

Zasada, która czyni kalendarz wiarygodnym: jeśli coś jest w kalendarzu, dzieje się tego dnia — albo celowo to przekładasz. Nic w nim nie jest opcjonalne. W chwili, gdy pozwalasz rzeczom przesuwać się z jednego dnia na drugi, kalendarz zamienia się w listę życzeń i przestajesz mu wierzyć.

Co musi zostać poza kalendarzem

Błąd, który popełnia niemal każdy, to traktowanie kalendarza jak codziennej listy zadań: w niedzielny wieczór dwanaście następnych działań ląduje na poniedziałku, poniedziałek przynosi trzy nieplanowane przerwy, dziewięć działań przesuwa się na wtorek, a do środy kalendarz jest pomnikiem tego, co się nie wydarzyło. GTD jest w tej kwestii bezpośrednie: następne działania trafiają na listy kontekstowe, nie na konkretne dni, właśnie dlatego, że w niedzielę nie wiesz, co przyniesie poniedziałek.

Rozróżnienie, które to wyjaśnia, to różnica między terminem a spotkaniem. „Wysłać ofertę do 30.” ma termin, i termin warto zapisać, ale sama praca może odbyć się w dowolnym z poprzedzających dziesięciu dni. Należy do listy następnych działań z dołączonym terminem, a kalendarz dostaje co najwyżej notatkę przypisaną do 30. dnia miesiąca. Umieszczenie pracy w wybranym dniu zamienia elastyczne zobowiązanie w fałszywe spotkanie, a fałszywe spotkania uczą cię ignorować te prawdziwe.

• „Chciałbym to zrobić we wtorek.” Preferencja, nie ograniczenie. Zostaje na liście; wybierzesz to we wtorek, jeśli wtorek na to pozwoli.
• Następne działania bez żadnej daty. Większość twojego systemu. Żyją dzięki kontekstowi, energii i dostępnemu czasowi, a wybierasz spośród nich w danej chwili; zobacz poradnik o kontekstach, energii i czasie.
• Przypomnienia o rzeczach, które mógłbyś kiedyś zrobić. Kiedyś/może to lista, nie powtarzający się wpis w kalendarzu, który odrzucasz co tydzień.
• Całe projekty. „Przebudowa strony internetowej” to nie wydarzenie. Jej następne działanie jest na liście; spotkanie na jej temat jest spotkaniem.

Blokowanie czasu i GTD: możliwy do utrzymania rozejm

Blokowanie czasu, czyli rezerwowanie w kalendarzu przedziału na pracę nad czymś, wygląda jak naruszenie wszystkiego powyżej — i źle zrobione, jest nim. Dobrze zrobione to po prostu czwarty rodzaj wpisu w kalendarzu: spotkanie z samym sobą. Różnica polega na tym, czy dotrzymasz go tak, jak spotkania z inną osobą. Jeśli blok zatytułowany „Raport kwartalny, 9:00–11:00” jest tak samo stały jak rozmowa z klientem, należy do kalendarza. Jeśli jest nadzieją, nie należy.

Trzy nawyki utrzymują blokowanie czasu w zgodzie z GTD. Blokuj projekt lub wynik, nie listę działań: blok mówi „raport kwartalny”, a gdy nadejdzie czas, otwierasz projekt i wybierasz następne działanie z listy, która mogła się zmienić od czasu planowania. Blokuj tylko to, co wymaga chronionego odcinka czasu: pracę głęboką, zadanie potrzebujące dwóch nieprzerwanych godzin, przygotowanie do ustalonego wydarzenia. I uczciwie przeglądaj bloki podczas przeglądu tygodniowego: blok pomijany trzy tygodnie z rzędu nie jest zobowiązaniem, a udawanie inaczej szkodzi wiarygodności całego kalendarza.

Dobry test: czy odrzuciłbyś zaproszenie na spotkanie, które nałożyłoby się na ten blok? Jeśli tak, to spotkanie i należy do kalendarza. Jeśli przesunąłbyś blok bez wahania, zostaw pracę na liście i zostaw ten dzień wolny.

Kartoteka odroczeń: rzeczy, które chcesz zobaczyć później, nie teraz

Niektóre sprawy jeszcze nie mają terminu i nie są jeszcze wykonalne, ale chcesz, by wróciły przed twoje oczy określonego dnia: odnowienie, o którym zdecydujesz w marcu, follow-up, który obiecałeś zrobić za dwa tygodnie, pomysł, do którego wrócisz po zakończeniu premiery. Odpowiedzią GTD jest kartoteka odroczeń, historycznie zestaw 43 teczek, po jednej na każdy dzień miesiąca i po jednej na każdy miesiąc, do których wrzucałeś notatkę i zapominałeś o niej aż do właściwego dnia.

W systemie cyfrowym kartoteka odroczeń to data rozpoczęcia. Element istnieje, jest poza twoimi aktywnymi listami, więc nie zaśmieca twoich wyborów, i pojawia się ponownie dnia, który wybrałeś. W The Over Achiever to status Odłóż do daty: nadaj zadaniu datę rozpoczęcia, a zostanie ono poza zasięgiem wzroku aż do tego dnia, gdy pojawi się w Dzisiaj razem z resztą zadań na ten dzień. Jeśli data rozpoczęcia ma też godzinę, aplikacja wyśle w tym momencie przypomnienie. Kartoteka odroczeń to właśnie to, co pozwala utrzymać kalendarz w czystości: zamiast wpisu przypisanego do dnia „pomyśleć o przedłużeniu najmu”, samo zadanie wypływa na powierzchnię, gdy nadejdzie pora.

Kalendarz Google w The Over Achiever, krok po kroku

Powyższy system potrzebuje dwóch rzeczy obok siebie: twardego krajobrazu, który u większości ludzi żyje w Kalendarzu Google, i list, które żyją w aplikacji GTD. Przełączanie się między dwoma oknami przez cały dzień to sposób, w jaki kalendarz zaczyna być ignorowany. The Over Achiever pokazuje twoje wydarzenia z Kalendarza Google na tych samych ekranach co twoje działania, w Dzisiaj i w Harmonogramie, bez przenoszenia twojego kalendarza gdziekolwiek indziej. Oto jak to skonfigurować w aplikacji webowej.

1. 1

   Połącz swoje konto Google

   Otwórz ikonę kalendarza w Dzisiaj albo w Harmonogramie, albo przejdź do Ustawienia → Konta kalendarzy i kliknij Połącz. Google poprosi cię o zatwierdzenie dostępu do odczytu twoich kalendarzy; aplikacja żąda wyłącznie uprawnień do odczytu i niczego więcej. Zatwierdzasz to raz, a wydarzenia wczytują się przy kolejnych wizytach.

2. 2

   Wybierz, które kalendarze pokazać

   Każdy kalendarz z konta pojawia się w swoim kolorze: osobisty, służbowy, współdzielone kalendarze zespołu, urodziny, święta. Zaznacz te, które chcesz widzieć, a resztę zostaw odznaczoną. Wybór jest zapamiętywany na kolejne wizyty.

3. 3

   Dodaj więcej kont, jeśli je masz

   Użyj opcji Dodaj konto kalendarza, by połączyć drugie konto Google albo konto Outlook / Microsoft 365, i zaznacz jego kalendarze w ten sam sposób. Firmowy kalendarz Google Workspace i osobisty mogą być pokazywane razem.

4. 4

   Spójrz na Dzisiaj

   Ekran Dzisiaj ma wydarzenia dnia po lewej, w widoku dnia z zaznaczoną bieżącą godziną, i zadania dnia po prawej: wszystko z datą rozpoczęcia lub terminem na dziś. Twardy krajobraz i działania dnia na jednym ekranie — dokładnie to, czego GTD oczekuje od porannego spojrzenia.

5. 5

   Użyj Harmonogramu dla szerszego widoku

   Harmonogram pokazuje te same wydarzenia w widokach Dzień, Tydzień, Tydzień roboczy, Miesiąc, Lista harmonogramu i Oś czasu, plus opcjonalne numery tygodni. To tu spoglądasz dwa tygodnie do przodu podczas przeglądu tygodniowego. Wydarzenia całodniowe są pokazywane, a link do wideorozmowy ze spotkania jest zachowany, więc możesz dołączyć bezpośrednio stamtąd.

6. 6

   Twórz własne spotkania w aplikacji

   Zadanie z godziną rozpoczęcia i godziną zakończenia staje się spotkaniem w aplikacji: jest rysowane jako kolorowy blok w Dzisiaj i w Harmonogramie obok wydarzeń Google. Użyj tego dla bloków i zobowiązań, które wolisz trzymać wewnątrz swojego systemu GTD; Kalendarz Google pozostaje domem dla wszystkiego innego.

7. 7

   Na iPhonie i iPadzie

   Aplikacja mobilna odczytuje kalendarze urządzenia zamiast łączyć się bezpośrednio z Google. Dodaj swoje konto Google do aplikacji Kalendarz iOS raz, a jego wydarzenia pojawią się w Dzisiaj i Harmonogramie The Over Achiever w ten sam sposób, z tym samym wyborem, które kalendarze pokazać.

Integracja działa w jedną stronę: The Over Achiever odczytuje twój Kalendarz Google i go wyświetla; nigdy do niego nie zapisuje. Spotkania utworzone w aplikacji zostają w aplikacji, a twój Kalendarz Google dotykasz wyłącznie ty. Jeśli potrzebujesz wydarzenia również w Kalendarzu Google, utwórz je tam, a działanie zostaw na swojej liście.

Kalendarz w przeglądzie tygodniowym

Przegląd tygodniowy to moment, w którym kalendarz i listy zostają uzgodnione, i ma krok poświęcony kalendarzowi nieprzypadkowo: spotkania minionego tygodnia to miejsce, gdzie kryje się większość zapomnianych działań, a najbliższe dwa tygodnie to miejsce, gdzie zaczyna się większość unikalnego pośpiechu. Prowadzony przegląd tygodniowy The Over Achiever ma „Przejrzyj kalendarz” jako szósty krok, a dzięki wydarzeniom na tym samym ekranie zajmuje to około pięciu minut.

• Spójrz wstecz o tydzień. Dla każdego spotkania czy wydarzenia: czy zostawiło działanie, notatkę, coś do zarchiwizowania, kogoś do dopilnowania? Zbierz to teraz; trafia do skrzynki odbiorczej albo prosto na listę.
• Spójrz w przód o dwa tygodnie. Dla każdego ustalonego wydarzenia: co trzeba przygotować, zarezerwować, wydrukować, potwierdzić albo przeczytać, zanim nadejdzie? Każda odpowiedź to następne działanie, być może z terminem dzień wcześniej.
• Sprawdź własne bloki. Które spotkania z samym sobą dotrzymałeś? Przesuń albo usuń te, których nie dotrzymałeś; nie zostawiaj ich jako dekoracji.
• Sprawdź informacje przypisane do dnia. Podróże, adresy, terminy zapisane przy konkretnym dniu: czy czegoś brakuje na najbliższe dwa tygodnie?

Typowy tydzień: co gdzie trafia

Cała ta dyscyplina mieści się w jednej tabeli. Gdy pojawia się coś nowego, zapytaj, do którego wiersza należy, a trafi w jedno miejsce, nie w dwa.

Najczęstsze pytania